Annotationen und eine Entdeckung.

Manche Dinge fallen einem im Alltag einfach nicht auf. Das passiert, wenn man Dinge nicht wirklich im Focus hat und das passiert genauso, wenn man vor lauter Fokussierung Scheuklappen aufhat. Und so ist mir völlig entgangen, dass Annotationen ein Dropdown-Menü-Menu haben.

Bislang hatte ich Annotationen immer so benutzt, dass ich sie in das entsprechende Feld in der Informationspalette geschrieben habe. Die erzeugte Annotation lag dann in einer eigenen Gruppe mit der Bezeichnung „Annotation“ und hatte außer einen Hinweis im Titel keine Verbindung mit dem Originaldokument. Diese Verbindung musste ich erst mühsam über das Einkopieren eines Verweises auf das Originaldokument erstellen. Ein beileibe umständlicher Workflow.

Es geht auch anders:

Du kannst Annotationen natürlich so erstellen wie ich, nur hast du dann das oben beschriebene Problem. Wenn du aber in der Informationspalette in den Bereich Annotationen gehst, findest neben dem Eintrag „Annotationen“ einen kleinen und leider leicht zu überstehenden Pfeil, hinter dem sich ein Dropdown-Menü verbirgt. Über dieses Dropdown-Menü kannst du eine Standard-Vorlage für Annotationen auswählen in die automatisiert eingefügt wird:

  • Dokumentname
  • Dokumentendatum
  • Autor der Annotation

Darunter ist Raum für die eigentliche Notiz.

Annotationen in DEVONthink einfügen


Hinter dem Dropdown-Menü verbirgt sich aber auch ein Zugriff auf optional anzulegende eigene Vorlagen. Diese Vorlagen kannst du im .TXT-, im .RTF- oder im .MARKDOWN-Format erstellen. Sie werden mit beliebigem Namen im Verzeichnis

~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Annotations.noindex

abgelegt. In diesen Vorlagen kannst du eigene Variablen verwenden und zwar nach dem Muster:

RTF: %documentLink%

Markdown: [%documentName%](%documentLink%)

Reiner Text: [[%documentName%]]

Welche Variablen du nutzen kannst, findest du in der DEVONthink-Hilfe, wenn du im dortigen Suchfenster „placeholder“ eingibst. Oder du suchst unter Appendix > Placeholder. Standardmäßig sollte die Variable %documentLink% enthalten sein, damit ein Link auf das Originaldokument in die Annotation geschrieben wird.

Komplexere Vorlagen sehen dann beispielsweise so aus:

%documentLink%
%recordURL%
%recordTags%
%shortDate%
%author%
%mdfilename%
%mdcustodian%
Raum für eigene Notizen…:


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