Das Blog im Apfelpürée

Es kann sich aber auch um administrative Dokumente wie Steuerunterlagen, Kontoauszüge und ähnlichen "lästigen" Papierkram handeln, und für diesen Papierkram (der in DEVONthink ohnehin kein Papierformat mehr hat) gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Werden diese Fristen nicht beachtet, landen wichtige Dokumente oft zu früh im Papierkorb oder im Reißwolf und bei der Steuererklärung fehlen plötzlich benötigte Rechnungen oder bei einem anderen Verwaltungsvorgang fehlen Verträge oder Kontoauszüge. Im Geschäftsleben sind diese Aufbewahrungsfristen teilweise überlebenswichtig und gesetzlich vorgeschrieben. Im Privatleben gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen nur in Ausnahmefällen.

Wie lange müssen Dokumente wie alte Arbeitsverträge oder Zeugnisse aufbewahrt werden? Wie lange müssen Rechnungen oder Zahlungsbelege aufbewahrt werden?

Schauen wir uns das einmal an:

Amtliche Dokumente und Urkunden

Offizielle Dokumente sind Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Scheidungsurkunde. Diese Dokumente solltest du bis ans Lebensende aufbewahren - und zwar möglichst auch in nicht digitalisierter Form.

Zeugnisse

Alle Zeugnisse, also Schulzeugnisse, Ausbildungsabschlüsse, Meister-, Master- oder Bachelorzeugnisse, aber auch Bescheinigungen über Fortbildungen oder Sprachkurse, solltest du so lange aufbewahren, bis sie voraussichtlich nicht mehr benötigt werden - und das ist in den meisten Fällen der Renteneintritt.

Arbeitsverträge

Bei einem laufenden Arbeitsverhältnis ist die Archivierung des zugrundeliegenden Vertrages unerlässlich. Aber auch nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses solltest du wegen möglicher Schadenersatzansprüche und damit verbundener Verjährungsfristen einen Arbeitsvertrag nicht sofort entsorgen, sondern zehn Jahre aufbewahren.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und Ähnliches länger aufzubewahren - allein schon, um bei Bewerbungen sein bisheriges Berufsleben dokumentieren zu können.

Gehaltsabrechnungen

Ob und wie lange du deine monatlichen Gehaltsabrechnungen archivierst, bleibt dir überlassen, aber auch hier macht es Sinn, sie länger aufzubewahren, eventuell bis zu deiner Pensionierung oder einer Kontenklärung.

Sozialversicherungsnachweise

Die jährlichen Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung solltest du sicherheitshalber bis zum Rentenbeginn aufheben, mindestens aber bis zu einer Kontenklärung im Rahmen einer Rentenberatung, da sie im Zweifelsfall als Nachweis der Versicherungszeiten dienen.

Rechnungen, Quittungen und Kassenbelege

Für Handwerkerrechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Ansonsten musst du solche Rechnungen so lange aufbewahren, wie du noch Gewährleistungsansprüche geltend machen kannst - das sind in der Regel zwei Jahre, in bestimmten Fällen aber auch fünf Jahre.

Wenn du eine Wohnung, ein Haus oder ein Grundstück besitzt, ist es sinnvoll, diese Belege dauerhaft aufzubewahren - allein schon, um bei einem späteren Verkauf nachweisen zu können, was du gemacht hast.

Kaufbelege für Wertgegenstände, Schmuck oder Münzen solltest du so lange aufbewahren, wie du sie besitzt - um im Falle eines Diebstahls nachweisen zu können, dass du diese Gegenstände besessen hast.

Wohnungs-/Mietunterlagen

Für Wohnungs- und Mietunterlagen (Mietverträge, Mietänderungen, Übergabeprotokolle) gibt es keine Aufbewahrungsfristen. Es empfiehlt sich jedoch, diese Unterlagen drei Jahre aufzubewahren, da Ansprüche aus Mietverträgen nach drei Jahren verjähren.

Belege über einen Haus- oder Wohnungskauf, die für eine Wertermittlung relevant sind, sollten dauerhaft aufbewahrt werden.

Kontoauszüge

Mit einem Kontoauszug kannst du nachweisen, dass du eine Ware oder Dienstleistung tatsächlich bezahlt hast. Wegen bestimmter Verjährungsfristen solltest du Kontoauszüge daher mindestens vier, besser fünf Jahre aufbewahren.

Bei Unstimmigkeiten über einen Vorgang musst du die Belege so lange aufbewahren, bis die Unstimmigkeiten geklärt sind.

Steuerunterlagen

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Belege, die du im Rahmen deiner Steuererklärung an das Finanzamt geschickt hast, kannst du grundsätzlich entsorgen, wenn das Finanzamt dir die Unterlagen zurückgeschickt hat oder du deinen Steuerbescheid erhalten hast.

Vertragsunterlagen

Mietverträge, Baufinanzierungen, Versicherungspolicen & Co. solltest du mindestens so lange aufbewahren, wie die Verträge laufen, und darüber hinaus vier Jahre lang. Wichtig ist, dass es Versicherungen gibt, die nur zahlen, wenn das Original vorgelegt wird.

Unterlagen aus Rechtsstreitigkeiten

Unterlagen und vor allem Belege aus Rechtsstreitigkeiten solltest du bis zu dreißig Jahre aufbewahren, denn ein Anspruch aus einem Urteil verjährt erst nach dreißig Jahren. Wenn du die Zahlung nicht nachweisen kannst, musst du im Zweifelsfall noch einmal zahlen.

Arztunterlagen

Auch wenn es hierzu keine gesetzlichen Vorgaben gibt, ist es schon aus persönlichem Interesse sinnvoll, solche Unterlagen für eine eventuelle spätere Diagnosestellung lebenslang aufzubewahren.

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