Ich hatte diesen Beitrag vor drei Jahren schon einmal veröffentlicht - aus gegebenem Anlass will ich dieses Thema noch einmal hervorholen.

Wie du deine Backups durchführst, bleibt dir letztlich selbst überlassen. Aber du musst Backups durchführen, daran führt kein Weg vorbei. Stell dir einmal diese beiden Szenarien vor:

  • Deine Festplatte oder dein Rechner geben den Geist auf. Ist es der Rechner, kann ggfs. die Festplatte ausgebaut (was bei den verklebten Dingern gar nicht so einfach ist) und ausgelesen werden. Und glaube mir: Alle Festplatten gehen irgendwann kaputt. Meistens kurz vor dem Abgabetermin der Masterarbeit.
  • Du bist mobil unterwegs und lässt dein MacBook samt seinen schönen Datenbanken im Zug liegen. Egal ob du deine Datenbanken nun verschlüsselt hast oder nicht, die Daten sind erst einmal weg. Und wenn der mögliche Finder nicht ehrlich ist, sind die Daten für immer weg.

Das sind Alltagsszenarien und ich kenne Leute, die ihren Mobilrechner verloren haben und dann für viel Geld an der Ausfallstraße Plakate aufhängen lassen: "Wer mein Notebook findet und wieder zurückbringt, bekommt € 5.000". So geschehen vor einigen Jahren hier in Heidelberg. Ich möchte nicht wissen, was diese arme Sau sich mit dem Verlust seines Notebooks eingehandelt hat, aber offensichtlich war der Verlust existenzbedrohend und offensichtlich gab es kein (funktionierendes) Backup.


Selbstverständlichkeiten

Damit dir das nicht auch so geht, wirst du dir Gedanken um eine sinnvolle Backup-Strategie machen müssen.

  • Die einfachste Lösung ist sicher ein TimeMachine-Backup, noch besser sind zwei parallel laufende TimeMachine-Volumes, die im Wechsel verwendet werden. Selbstverständlich sollte sein, dass solch ein Backup auf einem externen Volume gemacht werden muss. Bei Bedarf kannst du Datenbanken unkompliziert vom TimeMachine-Backup zurückholen
  • Eine andere Möglichkeit ist ein "lege-artis-Backup-Werkzeug" wie beispielsweise ChronoSync. Auch damit kannst du Datenbanken-Kopien automatisiert oder manuell auf ein externes (!) Volume sichern
  • Eine dritte Möglichkeit ist ein Netzwerk-Backup bei einem dafür spezialisierten Cloud-Backup-Dienstleister. Ein Beispiel hierfür ist Arq 


Gesunde Paranoia

Backups auf externe physische Volumes sind eine gute Sache. Aber was ist, wenn jemand bei dir einbricht und die komplette Hardware mitnimmt oder wenn die Bude abfackelt? Auch für solche Fälle musst du vorsorgen.


Interne Backups

DEVONthink sichert seinen Datenbankindex im Wochenabstand, entweder sofort nach dem Öffnen der Datenbank oder manuell angestoßen (siehe unten). Diese internen Backups sind hauptsächlich für die Fehlerbehebung gedacht und sichern primär Metainformationen über die Dateistruktur, nicht die Dokumente selbst. Dazu folgt die nächsten Tage noch ein weiterer Beitrag.


Komplettbackups

Komplettbackups kopieren die Datenbanken auf ein externes Volume, entweder als vollständige Kopie oder als inkrementelles Backup (hier werden nur die Veränderungen mit einer auf dem externen Volume gespeicherten Kopie abgeglichen - Beispiel TimeMachine).

Komplette Backups kannst du machen, indem du das Verzeichnis mit den Datenbanken direkt sicherst/kopierst oder du gehst über das Fenstermenü:

Ablage > Exportieren > Datenbankarchiv

Damit erstellst du eine ZIP-Datei, welche deine aktive Datenbank enthält.


Vom Backup wiederherstellen

Wiederherstellung der Indexdatei

DEVONthink bewahrt Kopien der Indexdateien auf (siehe oben) für den Fall, dass der Index irreparabel beschädigt wird. Um die Indexdatei(en) aus einem zuvor gesicherten internen Backup wiederherzustellen, gehst du mit gehaltener ⌥-Taste in das Fenstermenü

Ablage > Von Backup wiederherstellen 

DEVONthink präsentiert dir eine Liste aller verfügbaren Backups. Du wählst die neueste Sicherung und klickst auf Öffnen. Dieser Vorgang tauscht die beschädigten Indexdateien mit den gesicherten Daten aus dem Backup aus. Die Dokumente selbst werden nicht überschrieben. Anschließend überprüfst du die Datenbankstruktur mit

Ablage > Datenbank überprüfen und reparieren

Im gleichen Fenstermenu findest du einen weiteren Punkt

Ablage > Datenbank optimieren 

Dieser Vorgang stößt eine Sicherung des aktuellen und optimierten Indexes an. Er stößt aber kein Backup der Dokumente bzw. der Datenbanken selbst an!


Wiederherstellung kompletter Datenbanken

Wenn du deine Datenbanken auf einem TimeMachine-Volume gesichert hast, ist die Wiederherstellung unkompliziert - Voraussetzung ist allerdings, dass deine Backups aktuell sind. D.h. dass deine TM-Platte auch in der letzten Zeit am Rechner angeschlossen war.

  1. Du gehst in das Verzeichnis, in welchem deine Datenbanken gespeichert sind - im Normalfall ist das ~/Datenbanken.
  2. Du gehst in die Menüleiste und klickst auf das TM-Symbol. Im Menü gehst du auf TimeMachine öffnen und wartest einen Moment
  3. Es öffnet sich das TM-Verzeichnis mit vielen hintereinander liegenden Fenstern, diese sind zeitabhängig geordnet - das neuste Backup liegt ganz vorne. In einem Zeitstrahl an der rechten Seite kannst du dir ältere Sicherungen anzeigen lassen.
  4. Du suchst die gesicherte Datenbank auf und klickst auf Wiederherstellen. Es öffnet sich ein Dialog, der danach fragt, wohin die Wiederherstellung gesichert werden soll. Die Wiederherstellung selbst dauert je nach Datenbankgröße unterschiedlich lange - u.U. dauert das eine ganze Nacht.

Andere Backupverfahren erfordern ähnliche Vorgehensweisen, sind aber in der Handhabung meistens nicht so komfortabel. Eine Ausnahme mag beispielsweise der Online-Dienst Arq sein - hier sind die Backups und die Wiederherstellungsmöglichkeiten ähnlich komfortabel. Die zugehörige Software ermöglicht übrigens auch eigene Lösungen, du bist nicht zwingend auf den Online-Dienst angewiesen.


Reicht eine Synchronisierung als Backup aus?

Ja und nein.

Wenn du Datenbanken geräteübergreifend synchronisierst, kannst du versuchen, die hoffentlich noch intakte Datenbank vom Partnerrechner zu kopieren.- Das funktioniert aber nur so lange, wie keine Synchronisierung beschädigter Datenbanken erfolgt ist.

Die Synchronisierung ist also keine Backupstrategie, sondern allenfalls ein Rettungsversuch, der meist ohnehin nur für einzelne Dokumente funktioniert. Synchronisierst du nur mit iOS-Geräten, funktioniert das sowieso nicht.


Spezifischer Sicherungsbedarf

Es gibt noch ein paar Verzeichnisse, die du im Auge behalten solltest und bei Bedarf sichern solltest:

  • Vorlagen: - zu finden hier: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Templates.noindex
  • SmartRules: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/SmartRules.plist
  • SmartGroups: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/SmartGroups.plist
  • Scripte: ~/Library/Application Scripts/com.devon-technologies.think3/Menu


Verfahren für Paranoide

Mach ein TimeMachine-Backup. Immer. Spätestens dann, wenn der Rechner in erreichbarer Nähe des TimeMachine-Volumes ist. Aber: Mir selbst ist mal eine Platte mit einem TM-Backup "abgeraucht", während ich Daten zurückgespielt hatte. Auch nicht schön. Deshalb immer eine Doppelstrategie fahren!

Seither habe ich gelernt und mache ich immer noch ein paralleles Backup auf mehrere wechselnde externe Platten mit einem der üblichen Backups-Tools. Diese Platten lagere ich außer Haus und wechsele sie in festem Rhythmus. Entsprechende Backup-Programme bieten auch die Möglichkeit inkrementeller Backups, sodass nicht immer komplette Datenbanken gesichert werden müssen, sondern nur die veränderten Daten mit dem Backup angeglichen werden.

Denkbar sind auch Online-Backups, eventuell bei einem der Backup-Cloud-Dienste oder einfach auf einem Server anderswo im Netz. Mach dir aber klar, dass auch das keine hundertprozentige Sicherheit bietet. Auch diese Server können beschädigt werden.

Interessant zu lesen ist dieser Artikel von Joe Kissell:

11 Stupid Backup Strategies

Bildquelle: Pexels (Sergei Starostin)