Ein leicht zu übersehendes „Feature“ von DEVONthink ist die Möglichkeit, sich beliebige Vorlagen unterschiedlichster Dokumentenformate anzulegen und diese dann aus dem Programmmenü von DEVONthink zu öffnen. Du kannst nicht nur einzelne Vorlagen in DEVONthink verwalten - du dkannst ir z.B. auch an bestimmten Aufgabenstellungen ausgerichtete individuelle Vorlagensets anlegen. Beispielsweise kannst du eine Vorlagenzusammenstellung für eine Kundendatenbank anlegen.
Doch erst einmal zum Einbinden von Einzelvorlagen:
Das Vorlagenverzeichnis
Wenn du in DEVONthink eigene Vorlagen nutzen willst, gehst du einmal in das Fenstermenü und findest dort unter
Daten > Neu mit Vorlage
einige Einträge und Gruppen. Bei diesen Einträgen handelt es sich um vorkonfigurierte Vorlagen für diverse Situationen und Ansprüche. Wenn du auf einen dieser Einträge klickst, wird in der aktuellen Gruppe bzw. Datenbank, in der du dich gerade befindest ein entsh3chendes Dokument angelegt oder z.B. eine komplette Gruppen-Struktur erstellt
Es ist sicher ganz interessant, alle diese Einträge einmal durchzuprobieren (einige machen nur Sinn, wenn die entsprechende Software auch installiert ist wird - z.B. iWork- oder MS-Office).
Eigene Vorlagen-Systeme in DEVONthink nutzen
Du musst die vorgebenen Vorlagen und auch die Organisation der Vorlagen in diesem Menü bzw. Verzeichnis nicht so hinnehmen, wie sie von DEVONthink vorgegeben wird - sie ist mehr als Anregung dafür gedacht, eigene Vorlagenstrukturen zu schaffen.
Dazu kannst über das Fenstermenü
Daten > Neu mit Vorlage > Vorlagen-Ordner öffnen
in das Vorlagenverzeichnis gehen - in diesem Verzeichnis sind die DEVONthink-Vorlagen abgelegt. Dass dieses Verzeichnis auch bei einer deutschen DEVONthink-Version in englisch angelegt ist, sollte nicht stören.
Dieses Verzeichnis kannst du umstrukturieren:
Du kannst die im Vorlagenverzeichnis abgelegten Ordner und entsprechende Inhalte umbenennen oder auch löschen. Viel wichtiger mag aber sein, dass du in dieses Verzeichnis eigene Dokumente, die du zur Nutzung als Vorlage vorbereitet hast, ablegen kannst. Wenn du danach in DEVONthink wieder in das Fenstermenü
Daten > Neu mit Vorlage
gehst, werden deine neuen Ordnerstrukturen bzw. deine Vorlagen in diesem Menü auftauchen. Du kannst aber auch in DEVONthink bereits vorhandene Vorlagen entsh3chend deinen Bedürfnissen anpassen.
Beispiel iWork-Vorlagen
iWork bietet zwar auch die Möglichkeit benutzerdefinierte Vorlagen anzulegen - allerdings werden die benutzerunfreundlich in der Tiefe des Rechners in einem Container versteckt. Eine eigene Gruppierung größerer Vorlagenbestände ist nicht vorgesehen.
Eigene Vorlagenverzeichnisse außerhalb dieser Struktur zu schaffen ist nicht möglich, weil iWork beim Versuch, diese Vorlage aus einem eigenen Verzeichnis heraus zu öffnen notorisch in das schwer erreichbar Verzeichnis verschieben will - ansonsten lässt sich die Vorlage eben nicht öffnen…
Eigene Vorlagenverzeichnisse sind aber nötig, wenn man eine große Zahl unterschiedlicher Vorlagen nutzt, denn der Vorlagenbrowser von Pages & Co lässt keine Strukturierung mehr zu - es macht aber keinen großen Spass, bei vielleicht 100 Vorlagen im Vorlagenbrowser scrollen zu müssen bis man endlich gefunden hat, was man sucht.
Und genau hierfür bietet das Vorlagenverzeichnis von DEVONthink eine Lösung. Allerdings legst du deine iWork-Vorlage nicht als Vorlage im .templates-Format ab, sondern im .pages-Format (also als ganz normales Text-Dokument), bzw. im .numbers- oder .keynote-Format. DEVONthink legt ohnehin immer ein komplett neues Dokument an, wenn du dieses Dokument aus dem DEVONthink-Vorlagenverzeichnis heraus öffnest - die abgelegte Vorlage wird bei Veränderungen also nicht überschrieben. In diesem Vorlagenverzeichnis lässt sich dann die gewohnte Ordnerstruktur einrichten - eben das, was in den iWork Programmen nicht möglich ist.
Kundendatenbank als Beispiel für eine komplexere Vorlage
Als Beispiel für eine Vorlage, die mehrere Dokumente zusammenfasst, will ich einmal die Möglichkeit aufzeigen, wie sich mit einem einzigen Klick über das
Daten > Neu mit Vorlage
eine differenzierte Kundendatenbank erstellen lässt. Dazu gehst du über
Daten > Neu mit Vorlage > Vorlagen-Ordner öffnen
in das Vorlagenverzeichnis. Du findest die Datei Project.templatescriptd - ein kleines Package. Das Package kannst mit dem Kontextmenü über
Paketinhalt anzeigen
öffnen. Vor dir liegt nach dem Öffnen eine Verzeichnisstruktur - du gehst hier bis in den Pfad
de.lproj > Neues Projekt
Was du hier findest, sind genau jene Gruppenstrukturen, die du beim Herumspielen mit der Vorlage Projekt erstellen konntest. Eine solche Vorlagenzusammenstellung kannst du nach deinen eigenen Vorstellung individualisieren - dazu gehst du wieder aus den Tiefen des Packages zurück in den Vorlagen-Ordner und duplizierst die Vorlage Project.templatescriptd. Du kannst sie umbenennen, beispielsweise in „Kundenprojekt“.
Das neu erstellte Package „Kundenprojekt.templatescriptd“ öffnest du wie voran gehend beschrieben per Kontextmenü - und nun kannst du deine eigene Struktur erstellen und auch eigene Dokumente hinzufügen. Diese Struktur kann dann beispielsweise so aussehen wie im Beispielbild:
(Hinweis zum Bild: Die in diesem Beispiel unter „Admindaten“ angelegten RTF-Dokumente basieren übrigens auf Vorlagen, die an anderen Stellen des DEVONthink-Vorlagenverzeichnisses zu finden sind - ich habe sie hier für eine Beispiel-Vorlage für eine Kundendatenbank gleich einmal genutzt)
Diese Struktur wird dann in der gerade aktiven DEVONthink-Datenbank erstellt, wenn du über
Daten > Neu mit Vorlage
über den neu geschaffenen Eintrag ein neues Kundenprojekt anlegen möchtest. Du klickst auf den Menüeintrag, es öffnet sich ein Fenster, in welchem du dem Kundenprojekt einen Namen geben kannst und nach Klick auf O.K. wird die gewünschte Gruppenstruktur samt der vorangelegten Dokumente erstellt.
Wenn du mehr wissen willst, solltest du mein Ebook lesen:
DEVONthink - Das Arbeitsbuch.