Das Blog im Apfelpürée

Gegenteil: Es macht den Eindruck, als sei der Papierverbrauch seit dem Einzug des Computers in das letzte Büro noch mehr ausgeweitet worden - und dies liegt nicht an den Chefs, die sich die E-Mails von ihrer Sekretärin ausdrucken lassen. Es liegt an der Unbekümmertheit, mit der wir unsere Arbeit erledigen. Und natürlich an der Verpackungsflut - aber das ist ein anderes Thema.

Ressourcenschonung

In den Deutschland liegt der jährliche Pro-Kopf-Verbrauch von Papier bei rund 247 kg (Die Welt, 5.10.2019). Wir stehen damit zusammen mit den USA an der Spitze - in Schwellenländern wie beispielsweise Indonesien ist er um den Faktor 10 geringer.

Weltweit wird etwa 20% der Holzernte lediglich für die Papierproduktion verbraucht. Und bis 2015 soll der Verbrauch um weitere 50% steigen. Mit der Digitalisierung hätten wir eigentlich eine Technologie zur Hand, die uns einen ressourcenschonenderen Weg ermöglichen könnte - lieber füttern wir aber den Dinosaurier. Sicher wird sich der Umgang mit Informationsspeicherung nicht von heute auf morgen ändern und noch für lange Zeit wird Papier eine zentrale Rolle in unserem Alltag spielen.

Trotzdem: Ein Informationsmanagement mit Hilfe solcher Werkzeuge wie DEVONthink kann uns dabei helfen auf dem Weg zu einem anderen Weg ein gehöriges Stück weiter zu kommen.

Grundidee des papierlosen Büros

Die Grundidee, die sich hinter der Forderung nach dem „papierlosen Büro“ verbirgt, ist es, Informationen nicht in Papierform zu speichern. Dies mag nicht für alle Bereiche unseres Lebens gelten - denn immerhin ist die digitale Technologie erst ein paar Jahrzehnte alt und niemand weiss, was in 100 oder 200 Jahren sein wird, wenn wir dann auf unsere digitalisierten Daten zugreifen können:

Können wir in 200 Jahren noch eine JPG-Datei, ein PDF oder gar ein Word-Dokument öffnen? Eher nicht...!

Für Alltagsinformationen ist das papierlose Büro aber sicher ein machbarer Weg. Wenn wir unsere Daten erst einmal digital abgelegt haben, ist die Verwaltung und der Zugriff deutlich einfacher - noch dazu schonen wir unsere knappen Ressourcen.

Etwas Anderes ist sicher die Speicherung von Informationen, die aus historischen Gründen einer langfristigen Aufbewahrung zugeführt werden sollen. Hier kommt der Sinn der digitalisierten Informationsspeicherung an seine Grenzen. Was wüssten wir heute von den Schriftstellern der Antike, wenn diese ihre Schriften bereits damals in einen Computer getippt hätten? Dieses Wissen gäbe es heute nicht mehr.

„Eines Morgens werden wir aufwachen und feststellen, daß wir nicht mehr mit der Hand schreiben können, von unserem Schreibtisch sind Briefumschläge und -papier verschwunden, die Tinte im Füller ist vertrocknet. Wir öffnen den Mund, und kein Laut kommt heraus. Wir haben es verlernt, uns die Hände zu schütteln oder laut zu lachen. Sicher, wir können weiter kommunizieren, alle in demselben uniformierten Stil. Der einzige Unterschied zwischen unseren Botschaften aber wird der Inhalt sein.“

Clifford Stoll ( 1951), amerikanischer Computer- und Internetkritiker*

Dokumenten- und Informationsmanagement

Wenn wir vom papierlosen Büro reden, reden wir vor Allem vom Dokumentenmanagement. DEVONthink bietet mehr, denn die „künstliche Intelligenz“ mit der dieses Programm Dokumente bzw. eingefügte Inhalte verarbeitet, geht über das reine Verwalten von Dokumenten hinaus. Dokumentenmanagement ist „nur“ Teil des übergeordneten Informationsmanagements.

Abgelegte Dokumente wollen auch organisiert und wiedergefunden werden. Auch das ist eine der Stärken von DEVONthink, denn mit DEVONthink kannst du deine Dokumente und Dokumenteninhalte mit differenzierten Methoden auch finden, wenn du sie brauchst. Die Möglichkeiten gehen weit über das hinaus, was Spotlight bietet.

Du kannst deinen Dokumentenbestand aber auch in inhaltlichen Bezug zueinander setzen - das erleichtert die Arbeit mit Texten erheblich. Und genauso ist es möglich, deinen Dokumentenbestand mit Hilfe intelligenter Funktionen zu organsisieren.

So könntest du vorgehen:

Wichtige Unterlagen / Dokumente werden mit einem üblichen Flachbettscanner, oder besser einem ausgesprochenen Dokumentenscanner, eingescannt.

Das Dokument wird an ein geeignetes Programm übergeben - hier eben DEVONthink; die OCR-Engine von DEVONthink (ab Pro-Version) generiert daraus ein durchsuchbares PDF und wird im Eingang abgelegt. Diese Dokumente haben in der Regel nicht mehr als 500 KB.

Andere bereits grundsätzlich in digitalisierter Form vorliegende Dokumentenformate sind E-Mails, Office-Dokumente oder am Rechner erstellte Textdokumente müssen erst gar nicht ausgedruckt werden, sondern können direkt an DEVONthink übergeben werden.

In DEVONthink hast du bereits vorab eine Gruppenstruktur entsprechend deiner individuellen Bedürfnisse erstellt, die eingescannten Dokumente werden mit aussagefähigen Titeln versehen (das geht in Grenzen automatisiert), es werden geeignete Meta-Informationen angefügt und das Dokument wird an eine Gruppe übergeben.

In DEVONthink ist es möglich, Dokumente in verschiedene Ordner zu replizieren - ob man das nutzt oder nicht, entscheidet der individuelle Workflow. Grundsätzlich ist es z.B. auch möglich, nur über "Tags" zu arbeiten und auf Gruppen vollständig zu verzichten.

Dokumente können z.B. je nach Bearbeitungsstatus etikettiert oder markiert werden - dies macht die Nutzung "intelligenter Gruppen" z.B. für eine GTD-Routine möglich. So lassen sich z.B. intelligente Gruppen anlegen, die aufzeigen, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt bearbeitet werden müssen.

Jedes einer Datenbank hinzu gefügte Dokument kann per Suchroutine oder bei Kenntnis der Gruppenstruktur direkt in einer bestimmten Gruppe wieder aufgefunden werden. Dokumente, für die z.B. aus rechtlichen Gründen eine rein digitale Verwaltung nicht zulässig ist, können trotzdem digitalisiert werden, sie werden dann mit einer Annotation versehen, die auf den Ablageort des Papierdokuments verweist. So lassen sich auch nicht in digitaler Form aufzubewahrende Dokumente schnellstmöglich auffinden.

Dokumente, die in DEVONthink abgelegt sind, können mit unterschiedlichen Netzwerk- Lösungen (entweder z.B. über die Webserverfreigabe oder aber mit Hilfe der iApp "DEVONthink to Go" auch extern und ohne direkten Zugriff auf den Arbeitsrechner bearbeiten oder zumindest lesen.

Ein Problem, das es zu berücksichtigen gilt, ist bei aller Begeisterung für DEVONthink und das Apple-Betriebssystem, die Tatsache, dass man sicher immer die Möglichkeit offen halten muss, zu irgendeinem Zeitpunkt das Programm für Dokumenten- und Informationsmanagement genauso wie das Betriebssystem wechseln zu können.

Wer weiss schon, ob er auch in fünf Jahren noch mit einem Apple-Computer arbeiten wird...?

Wer weiss schon, ob DEVONthink in ein paar Jahren noch auf dem Markt ist und als Programm weiter gepflegt wird...?

Bei seiner Gruppenstruktur in der Dokumentenverwaltung sollte man dies im Auge behalten und sich nicht zwanghaft an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem binden. Ein Gruppenstruktur mit aussagefähig benannten Dokumenten ermöglicht immerhin noch den Export ganzer Gruppen samt deren Inhalten in Verzeichnisse der Wahl - von dort aus könnte man sie dann in ein Programm oder auch Betriebssystem seiner Wahl übernehmen.

Zu berücksichtigen ist auch, dass bestimmte Formate proprietäre Formate sind, die nicht systemübergreifend nutzbar sind. Wer hier Probleme vermeiden will, kommt hinsichtlich dauerhaft zu speichernder Dokumente um das PDF-Format nicht drumherum. Sich bei der Dokumentenspeicherung auf .pages- oder .doc-Formate zu verlassen, könnte fatale Folgen haben.

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