Mit der Veröffentlichung der Public Beta von DEVONthink 4 schlägt DEVONtechnologies ein neues Kapitel auf – und es ist ein großer Sprung nach vorn. Wer schon mit Version 3 gearbeitet hat, wird von einer erweiterten Philosophie der Datenverwaltung überrascht sein. Im Zentrum der neuen Version stehen vor allem zwei Dinge: Künstliche Intelligenz und Revisionssicherheit.

Um mal die Negativseite hervorzuholen: An der drögen, unemotionalen und rein funktionalen Oberfläche hat sich nichts geändert - im Gegenteil: Das Ganze ist noch komplexer geworden. Und weil geradezu bahnbrechende Funktionen hinzugekommen sind, wird auch der Einarbeitungsaufwand deutlich höher sein - noch höher als bislang.

Schauen wir uns also lieber die positiven Aspekte an:


KI-Integration: Intelligente Unterstützung neu gedacht

DEVONthink war schon immer bekannt für seine KI-gestützte Dokumentenanalyse und Vorschlagsmechanismen – etwa beim Klassifizieren oder Auffinden verwandter Inhalte. Mit Version 4 geht das Programm noch einen Schritt weiter:

  • Integration externer KI-Tools: DEVONthink 4 erlaubt die Anbindung unterschiedlichster KI-Dienste und Sprachmodelle. Damit können z.B. automatisch Zusammenfassungen erstellt, Fragen zu Inhalten gestellt oder Inhalte umformuliert werden – direkt aus DEVONthink heraus.
  • Eigene Prompts und Workflows: Du kannst z.B. eigene Anweisungen definieren, mit denen die KI interagiert. Das eröffnet enorme Möglichkeiten für individuelle Workflows – von der Texterstellung bis zur semantischen Recherche.

Diese Erweiterungen machen DEVONthink 4 zu einem echten Fortschritt für moderne Wissensarbeit – ganz im Geiste intelligenter Informationsverarbeitung.

Alles, was ich in den letzten Monaten unter der Kategorie https://www.therapage-apfelcomputer.de/?category=chatgpt-co veröffentlicht hatte, hatte etwas mit der neuen DEVONthink-Version zu tun und erklärt vieles von den KI-Funktionalitäten.


Revisionssicherheit und Versionierung: Dokumente werden nachvollziehbar

Ein weiterer großer Schritt: DEVONthink 4 führt eine Versionierung auf Dokumentenebene ein, die es ermöglicht, Änderungen nachzuvollziehen und ältere Zustände wiederherzustellen. Das ist nicht nur ein Plus an Sicherheit und Transparenz – es schafft auch eine Grundlage für den revisionssicheren Umgang mit sensiblen Informationen:

  • Automatische Versionserstellung: Bei Änderungen wird automatisch eine neue Version gespeichert.
  • Manuelle Kontrolle: Nutzer können gezielt Versionen anlegen oder wiederherstellen.
  • Revisionssichere Workflows: In Kombination mit der bereits hohen Datensicherheit von DEVONthink ergibt sich ein System, das auch für professionelle Dokumentationsanforderungen geeignet ist – etwa in Forschung, Verwaltung oder Journalismus.


DEVONthink 4 öffnet neue Räume

Die Public Beta von DEVONthink 4 macht deutlich: DEVONtechnologies denkt das Thema Informationsverwaltung konsequent weiter – in Richtung KI-gestützter Assistenz und nachvollziehbarer Dokumentation. Gerade wer mit vielen Informationen arbeitet und auf intelligente Ordnungssysteme setzt, sollte sich diese Version unbedingt anschauen.

Der Ausblick ist vielversprechend: DEVONthink 4 könnte das bislang mächtigste Werkzeug für strukturierte Wissensarbeit auf dem Mac werden.


Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste

DT3 und DT4 solltest du nicht parallel nutzen - das wird definitiv zu Inkompatibilitäten führen. Um das zu verhindern mache dies:

Lösche DEVONthink 3 aus dem Programmordner, aber mache das nicht mit einem Deinstaller-Tool, sondern behalte erst einmal alle Voreinstellungen.

Dann gehe in dieses Verzeichnis:

Library > Applications Support > DEVONthink 3


Und kopiere dir hier relevante Dateien heraus:

  • Stylesheets
  • eigene Scripts
  • eigene SmartRules und SmartGroups
  • die Inhalte der Inbox
  • deine Templates

Die Inhalte der DEVONthink-3-Inbox und die Smart Rules und die Smart Groups sollten beim ersten Start von DEVONthink 4 zwar importiert werden - aber sicher ist sicher. Den Ordner DEVONthink 3 zippst du als Backup und löschst anschließend das Verzeichnis.


Das neue Preismodell

Das neue Preismodell wird definitiv für Diskussionen und Unmut sorgen, aber ich kann die Entwickler auch verstehen. DEVONthink ist ein pflege- und supportintensives Programm und das kostet Aufwand, der bezahlt werden will. Im Prinzip ist das, was DEVONtechnologies nun anbietet ein abgestecktes Abomodell. D.h. du zahlst nicht zwingend für jedes neue Abo-Jahr, aber wenn du im Folgejahr nicht mehr bezahlst, kannst du das Programm zwar weiternutzen, aber du bekommst keine Updates mehr.

Das (abgespeckte) Abo-Modell kostet immerhin $ 199,00 im ersten Jahr und in der Verlängerung $ 99,00 pro Jahr für jeweils zwei Arbeitsplätze (und einen Mac - wobei allein das bei mir nicht hingehauen hat, ich musste schon bei Version 3 den zweiten Nutzeraccount auf dem gleichen Rechner extra lizenzieren...)

Die Preise sind schon happig.


Ein neues Arbeitsbuch

Natürlich wird es demnächst auch ein neues Arbeitsbuch geben. Aber das könnte diesmal etwas länger dauern, denn einmal bin ich  derzeit in die Gründung eines neuen Unternehmens involviert (du darfst dir gerne einen ersten Überblick verschaffen: www.alleseiten.de) und zweitens werde ich demnächst als (digitaler) Nomade längere Zeit unterwegs sein.

Das neue Arbeitsbuch ist zwar schon in Vorbereitung und halb fertig, aber gerade die neuen Tools brauchen einige Zeit, um sie einzuarbeiten - es wird also noch etwas dauern, schlimmstenfalls bis zum Herbst.