Seit macOS Sierra gibt es die Möglichkeit, den Inhalt des Desktops und via Documents into the Cloud auch den Inhalt des Dokumentenordners in die iCloud zu verschieben - aber ist das wirklich so eine gute Idee...? Ich habe dieses Thema schon vor längerer Zeit einmal behandelt, aber es gibt immer wieder Support-Kunden, die aus den unterschiedlichsten Gründen ihren Desktop- und Dokumentenordner in die iCloud verschieben. Das mag verlockend klingen, weil man dann im Apple-Kosmos von verschiedenen Geräten aus auf den gleichen Dokumentenbestand zugreifen kann, aber leider ist nicht alles so rosig, wie es sich Cupertino vorstellt. Gerne werden auch ganze Datenbanken in die Cloud ausgelagert.
Da mir das bei Supportanfragen immer wieder begegnet, greife ich das Thema noch einmal auf:
Schreibtisch und Dokumente in die iCloud verschieben.
In macOS findest du diese Option, wenn du in den Systemeinstellungen den Apple Account aufrufst (oberster Menüpunkt). Hier klickst du auf Drive und findest die Option "Schreibtisch & Dokumente". Wenn du diese Option aktivierst, werden alle Dateien in iCloud verschoben und alle neu erstellten Dateien automatisch in iCloud gespeichert. Danach kannst du deine Dateien auf all deinen Geräten wiederfinden.
Das Ganze mag eine „nett gemeinte“ Idee sein und ist sicherlich ein weiterer Schritt von Apple, den Nutzer in die iCloud zu „zwingen“ und sicherlich ist die Nutzung der iCloud die Zukunft, insbesondere angesichts der immer knapper werdenden Festplattengrößen (es werden sogar MacBooks mit fast schon lächerlichen 128 GB angeboten...). In der Tat wird dies einigen Nutzern erhebliche Kopfschmerzen bereiten.
Ein Szenario:
Du hast deine DEVONthink-Datenbanken in einem Unterverzeichnis des Dokumente-Ordners abgelegt. Nun aktivierst du in den Systemeinstellungen die Option, den Dokumente-Ordner in die iCloud auszulagern.
Was passiert nun?
Der komplette Inhalt deines Desktops und deines Dokumente-Ordners wird peu à peu in die iCloud verschoben. Aktuelle Dokumente verbleiben als Kopie auf deinem Computer und liegen als Original in der Cloud und werden je nach Bearbeitungsstatus aktualisiert. Wenn du DEVONthink-Datenbanken im Dokumente-Ordner abgelegt hast, sind diese Teil des Verschiebebahnhofs.
Probleme sind vorprogrammiert
Datenbankgröße:
Ich weiß nicht, wie groß deine Datenbanken und auch dein kompletter Dokumentenordner ist (da sind ja nicht nur DEVONthink-Datenbanken drin), aber du solltest dir bewusst sein, dass ein Upload von einigen zig GB an Datenvolumen sehr, sehr lange dauern kann. Allein schon wegen der zu übertragenden Datenmengen kann ich nur davon abraten, DEVONthink-Datenbanken in die Cloud zu verschieben. Beispielsweise kann das Verschieben einer Fotobibliothek von vielleicht 150 GB in die iCloud durchaus 1 volle Woche und mehr in Anspruch nehmen - DEVONthink-Datenbanken können ebenfalls erhebliche Größen aufweisen und der erste Upload über Documents into the Cloud kann entsprechend lange dauern.
Mangelnde Performance:
Die iCloud ist nicht besonders performant. Selbst das Synchronisieren von großen iWork-Dokumenten (die eigentlich für iCloud optimiert sein sollten) kann recht lange dauern und die eigentlich beabsichtigte Echtzeit-Synchronisation ist in vielen Fällen reine Theorie. Ich möchte mir gar nicht vorstellen, wie das bei einer Datenbank von 50 GB aussieht. Leider kann man bei der iCloud nichts konfigurieren oder überwachen, so dass man auf Gedeih und Verderb auf das angewiesen ist, was die iCloud an (eher magerer) Performance bietet.
Probleme mit gepackten Dateien:
Die iCloud ist kein Speicherort für eine DEVONthink-Datenbank. Eine Datenbank ist eine gepackte Datei, die grundsätzlich vom Programm sauber geschlossen werden muss, bevor sie von einem anderen Rechner aus geöffnet werden kann. Wenn man nun die Datenbank unverändert in eine Cloud verschiebt, kann man eine Zeit lang eine so ausgelagerte Datenbank geräteübergreifend nutzen, aber irgendwann kommt der Kladderadatsch.
Kein Time Machine Backup:
Die iCloud ist nicht Teil des TM-Backups. Wenn eine in der iCloud ausgelagerte Datenbank beschädigt wird, hast du kein TM-Backup dieser beschädigten Datenbank, auf das du zugreifen kannst. Wenn du deine iCloud-Inhalte nicht regelmäßig mit einem anderen Backup-Tool sicherst, sind deine Daten unwiederbringlich verloren.
Außerdem wäre es sehr zeitaufwändig, eine Datenbank aus einem TM-Backup wiederherzustellen.
Workaround und Lösungen.
Workaround:
Ich stehe der Idee, den Inhalt des Dokumentenverzeichnisses in die iCloud zu verlagern, grundsätzlich kritisch gegenüber. Wenn du es aber aus irgendwelchen Gründen trotzdem so machen willst, wie Apple es mit Documents into the Cloud anbietet, dann stelle vorher unbedingt sicher, dass die DEVONthink-Datenbanken in dem dafür vorgesehenen Ordner Datenbanken auf der obersten Ebene der Benutzer-Bibliothek abgelegt werden. Dieser Ordner Datenbanken wird von DEVONthink beim ersten Start angelegt und ist der optimale Speicherort für deine Datenbanken. Prinzipiell ist aber auch jedes andere Finder-Verzeichnis möglich. Der Ordner Datenbanken wird nicht mit iCloud synchronisiert.
Bessere Lösung:
Wenn du Datenbanken bzw. deren Inhalte rechnerübergreifend verfügbar machen möchtest, dann tue dies bitte mit Hilfe der Synchronisationsmöglichkeiten von DEVONthink. Du kannst einen SyncStore durchaus in der iCloud ablegen - dafür ist der SyncStore ja gemacht. Allerdings ist die iCloud einer der am wenigsten performanten Cloud-Dienste und ich kann dir nur raten, dich nach Alternativen umzusehen (Dropbox etc. - magentaCloud ist übrigens auch nicht sonderlich perormant). Oder richte dir einen SyncStore auf einem NAS ein, der auch von außerhalb deines Netzwerks erreichbar ist.
Wenn du wissen willst, wie Datenbanken bzw. Datenbank-Inhalte in bzw. mit Hilfe von DEVONthink synchronisiert werden, schau dir bitte einmal mein Ebook an:
Dokumentenmanagement auf macOS
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Bildquelle: Pexels (Ivan Cuijc)