Es ist nicht alles so rosig, wie es Cupertino erdacht wird.

Seit macOS Sierra gibt die Möglichkeit, den Schreibtischinhalt und via Documents into the Cloud den Inhalt des Dokumente-Verzeichnisses in die iCloud zu verschieben.

In macOS findest du diese Option, wenn du im Finder links oben auf den Apfel klickst. Du gehst auf Über diesen Mac und wählst den Reiter Festplatten. Hier gehst du auf Verwalten und dort wiederum in Empfehlungen. Hier klickst du auf In iCloud speichern und dort kannst du Speichere Dateien von Schreibtisch und Dokumente in iCloud Drive aktivieren (ja, ich weiß, aber auf meinem Mist ist diese versteckte Option nicht gewachsen). Ein anderer Weg geht über Systemeinstellungen > iCloud: Hier kannst du diese Option in iCloud Drive aktivieren.

Das Ganze mag eine „nett gemeinte“ Idee gewesen sein und ist sicher ein weiterer Schritt von Apple, den Nutzer in die iCloud zu „zwingen“ und sicherlich ist die iCloud-Nutzung insbesondere auch angesichts der knapper werdenden Festplattengrößen (es werden sogar MacBooks mit nahezu lächerlichen 128 GB angeboten…) die Zukunft. Tatsächlich wird das einigen Nutzern erhebliches Kopfzerbrechen bereiten.


Ein Szenario:

Du hast deine DEVONthink-Datenbanken in einem Unterverzeichnis des Dokumente-Ordners abgelegt. Nun aktivierst du in den Systemeinstellungen die Option, den Dokumente-Ordner in die iCloud auszulagern.


Was passiert nun?

Der komplette Inhalt deines Schreibtisches und deines Dokumente-Ordners wird peu-a-peu in die iCloud verschoben. Aktuelle Dokumente verbleiben auf dem Rechner und liegen nur als Kopie in der Cloud und werden entsprechend dem Bearbeitungsstatus aktualisiert. Wenn du DEVONthink-Datenbanken im Dokumente-Ordner abgelegt hast, sind sie Teil dieses Verschiebebahnhofs.


Datenbankgröße

Ich weiß nicht, wie groß deine Datenbanken und auch dein kompletter Dokumente-Ordner (da sind ja nicht nur DEVONthink-Datenbanken drin) ist, aber dir sollte bewusst sein, dass ein Upload von einigen zig GB an Datenvolumen u.U. sehr, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Allein schon angesichts der zu übertragenden Datenvolumina kann ich nur davon abraten, DEVONthink-Datenbanken in die Cloud zu verschieben.

Beispielsweise eine Foto-Library mit vielleicht 150 GB in die iCloud zu verschieben kann durchaus 1 komplette Woche und länger in Anspruch nehmen - DEVONthink-Datenbanken können erhebliche Größen aufweisen und der erste Upload via Documents into the Cloud könnte sich entsprechend zäh gestalten.


Mangelnde Performance

Die iCloud ist nicht sonderlich fix. Selbst die Synchronisation von größeren iWork-Dokumenten (die ja eigentlich iCloud-optimiert sein sollten) kann recht lange dauern und die eigentlich beabsichtigte Echtzeit-Synchronisation ist in vielen Fällen blanke Theorie. Ich möchte mir gar nicht ausmalen, wie das bei einer Datenbank von meinetwegen 50 GB aussieht. Leider kannst du bei der iCloud nichts konfigurieren oder überwachen, so dass du auf Gedeih und Verderb auf das angewiesen bist, was dir die iCloud an (eher magerer) Performance bereit stellt.


Probleme mit gepackten Dateien

Die iCloud ist kein Speicherort für eine DEVONthink-Datenbank. Es handelt sich bei einer Datenbank um ein Package, das grundsätzlich vom Programm sauber geschlossen werden muss, bevor es von einem anderen Rechner aus geöffnet werden darf. Wenn nun du die Datenbank so wie sie ist in eine Cloud verschiebst, kann es eine gewisse Zeit gut gehen, eine so ausgelagerte Datenbank geräteübergreifend nutzen, aber irgendwann kommt der Kladderadatsch.


Kein Time Machine Backup

Die iCloud ist nicht Teil des TM-Backups. Geht an einer in die iCloud ausgelagerten Datenbank irgendetwas kaputt, hast du kein TM-Backup dieser korrupten Datenbank, auf welches du nun zugreifen könntest. Wenn du nicht regelmäßig deine iCloud-Inhalte mit einem anderen Backup-Tool sicherst, verlierst du deine Daten unwiederbringlich.

Abgesehen davon wäre das Zurückspielen einer Datenbank von einem TM-Backup erheblich zeitaufwändig.


Workaround und Lösung

Ich stehe der Idee, die Inhalte des Dokumente-Verzeichnisses in die iCloud zu verlagern, grundsätzlich kritisch gegenüber. Aber wenn du es aus irgendeinem Grund trotzdem so umsetzen möchtest, wie Apple dir das mit Documents into the Cloud anbietet, verschiebe vorher unbedingt Datenbanken, die du im Dokumente-Verzeichnis oder einem Unterverzeichnis des Dokumente-Verzeichnisses abgelegt hast, in das Root-Verzeichnis des Benutzerordners.

Wenn du Datenbanken bzw. deren Inhalte rechnerübergreifend verfügbar machen möchtest, mache das bitte mit Hilfe der Synchronisationsmöglichkeiten von DEVONthink. Einen SyncStore kannst du durchaus in der iCloud ablegen - dafür ist der SyncStore ja gemacht. Allerdings ist die iCloud einer der am wenigsten performanten Cloud-Dienste und ich kann dir nur raten, dich nach Alternativen (magentaCloud, Dropbox etc.) umzuschauen. Darüberhinaus kann DEVONthink-to-Go nicht auf die iCloud zugreifen.


Die Crux mit iPad/iPhone

Grundsätzlich ist es eine gute Sache, Datenbankinhalte sowohl auf dem Rechner wie auch auf einem Mobilgerät nutzen zu können. Dazu gibt es die App DEVONthink to Go (DTTG).

Mit der Hilfe von DTTG kannst du entweder im lokalen Netzwerk direkt auf eine Datenbank zugreifen oder über eine Cloud-Lösung oder einen WebDAV-Zugriff auf einen SyncStore.

Eine der möglichen CloudLösungen, mit denen die Rechner-Datenbanken abgeglichen werden können, ist die iCloud. Leider hat die Sache einen Haken (oder besser zwei):

  • die iCloud ist unter den diversen Cloud-Angeboten ein eher langsamer Dienst
  • DEVONthink to Go kann nicht auf die iCloud zugreifen - Apple hat hier einen Hemmschuh eingebaut

Was bleibt? Schau dich nach alternativen Cloud-Angeboten um. Direkt einbinden kannst du beispielsweise magentaCloud - aber auch Box, CloudMe oder Dropbox - dies habe ich im Kapitel „Arbeiten im Netzwerk“ meines Arbeitsbuches genauer beschrieben.