Mit Hilfe der Synchronisation ist auch ein kollaboratives Arbeiten möglich. Es ist zwar nicht möglich, Dokumentenbestände in Echtzeit zu teilen, aber (abhängig von der Verbindungsgeschwindigkeit) kommt die Synchronisation schon recht nah an eine Echtzeit-Synchronisation heran, insbesondere wenn sich die Beteiligten Rechner im gleichen Netzwerk befinden.

Ein vielversprechendes Feature ist auch die Möglichkeit, Dokumentenbestände auf einem iOS-gerät zur Verfügung zu haben. Hierfür gibt es die App DEVONthink-to-Go, die mit den Datenbankbeständen auf macos-geraten synchronisiert werden kann.

Der Abgleich von Datenbanken ist eigentlich ein Kinderspiel, er kann automatisiert im Hintergrund laufen und ersetzt alle möglichen meist umständlichen oder zumindest unzuverlässigen Workarounds um Dokumenten- oder Datenbestände über Rechnergrenzen hinweg synchron zu halten. Das Potential der Synchronisation mit DEVONthink besteht im Wesentlichen in:

  • Synchronisation (fast) in Echtzeit
  • einfachste Konfiguration der Sync-Aufgaben
  • direkte Einbindungen diverser Cloud-Lösungen (iCloud, Dropbox oder CloudMe) 
  • Synchronisation mit Hilfe von WebDAV  (leider keine direkte Einbindung von HiDrive, vergleichbar magentaCloud)
  • Synchronisation im eigenen Netzwerk mit Hilfe des Bonjour-Protokolls
  • Synchronisation zwischen unterschiedlichen Nutzeraccounts auf dem eigenen rechner


Allgemeines

Konfiguriert wird das Ganze in den Programmeinstellungen: Wenn du hier den Bereich „Sync“ öffnest, findest du eine Konfigurationsoberfläche. Wir schauen uns das jetzt einmal Punkt für Punkt an:

Links siehst du eine Spalte mit sogenannten "Speicherorten" - dies sind die Möglichkeiten, die du für die Synchronisation zur Verfügung hast. Hier werden die sogenannten Sync-Jobs angelegt, das sind die Konfigurationen für die jeweiligen Synchronisationsverfahren. Einige Optionen sind vorangelegt - du musst sie nur durch Setzen eines Häkchens aktivieren. Weitere kannst du über das Plus-Zeichen am unteren Rand hinzufügen.

Rechts siehst du die Datenbanken, die optional für eine Synchronisierung aktiviert werden können. Oben unter "Lokal" werden dir die lokalen Datenbanken des Rechners, an dem du gerade sitzt, angezeigt. Unten unter "Entfernt" werden dir die Datenbanken der von den Partenerrechnern freigegeben Datenbanken angezeigt. 

Du legst jene Sync-Jobs an, die du für deine Synchronsationswege benötigst. Möglich sind verschiedene Cloud-Lösungen (Box, CloudMe, Dropbox, iCloud WebDAV). In der Cloud bzw. auf dem Synchronisationsmedium wird dann ein sogenannter SyncStore angelegt. Dieser ist keine Datenbank, sondern eine Art Transportmedium für veränderte Daten.

Die Einrichtung eines solchen Sync-Jobs ist eigentlich selbsterklärend: Du trägst die erforderlichen Zugangsdaten ein, ggfs. erfolgt (z.B. bei der Dropbox noch einmal eine Autorisierung durch den Cloud-Service. Optional kannst du die Übertragung auch verschlüsseln. Diese Einrichtung machst du auf allen beteiligten Rechnern.

Es ist dabei möglich, die Datenbanken vor der Einrichtung der Synchronisation 1:1 auf die Beteiligten Rechner zu kopieren. Wichtig: Es müssen wirklich 1:1-Kopien sein, es reicht nicht, auf dem Partnerrechner einfach eine Datenbank gleichen Namens anzulegen. Du kannst die Datenbanken aber auch im Rahmen der Konfiguration importieren. Dies machst du, indem du auf einen der Einträge rechts mit Kontextklick gehst und "Datenbank importieren" wählst.

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Synchronisation via Cloud

Die einfachste Möglichkeit einer Synchronisation via Cloud ist die iCloud. Das ist völlig unkompliziert einzurichten, eigentlich musst du nur noch einen individuellen (und beliebigen) Schlüssel anlegen. Vergiß ihn nicht, du brauchst ihn auch auf dem Partnerrechner.

Ein Sync via Dropbox oder CloudMe wird in vergleichbarer Weise angelegt, allerdings muss hier eine Autorisierung durch den Cloud-Anbieter erfolgen. Dies läuft aber bei Anlegen eines Sync Jobs automatisch durch, du musst nur die entsprechenden Freigaben erteilen.

Der Sync über das Internet ist nicht der schnellste. Bei der Dropbox kannst du immerhin ein wenig Einfluß auf die Upload- und Download-Geschwindigkeit nehmen: Geh in die Einstellungen der Dropbox.app auf deinem Rechner; geh dort in "Netzwerk" und stelle die Bandbreite für den Up- bzw. Download auf "nicht begrenzen".

Ob ein Sync über einen externen Dienstleister, noch zumal er über amerikanische Server läuft, für dich datenschutzrechtlich abgesichert ist, musst du selbst entscheiden.

Synchronisation via WebDAV

Nicht jedem ist sind fremde Cloud-Lösungen geheuer - mir selbst würden bei vielen Datenbeständen einige datenschutzrechtliche Aspekte gerade der Dropbox Bauchschmerzen bereiten. Der eigene WebDAV-Server, den du einer Dropbox vergleichbar konfigurierst und nutzt, mag hier eine Alternative bieten.

Die Konfiguration der Synchronisation wird in ähnlicher Weise wie bei dem Sync über die Cloud vorgenommen: Du aktivierst im Konfigurationsfenster WebDAV und trägst die notwendigen Daten ein - dies machst du natürlich auch auf dem oder den Partnerrechnern. Anschließend kannst du wie bereits oben geschildert deine Datenbanken synchronisieren.

Als WebDAV-Server bieten sich Lösungen wie Strato HiDrive oder die MagentaCloud an oder aber du installierst auf deinem eigenen Webspace einen NextCloud-Server.


Synchronisation via Bonjour

Im lokalen Netzwerk wird über das Bonjour-Protokoll synchronisiert, du musst  den Zugriff auf deine Rechner freigeben:

  • Du vergibst optional eine Portnummer (die Ports auf den Rechnern sollten nicht identisch sein, z.B. könntest du auf dem einen Rechner 10191 und auf dem anderen 10192 nutzen) - i.d.R. macht das DEVONthink automatisch
  • Du vergibst ein beliebiges Passwort, dieses Passwort wird auf dem jeweils anderen Rechner beim ersten Sync abgefragt werden (übrigens auch, wenn du DEVONthink-to-Go nutzt)

Wichtig ist eigentlich nur, dass du Bonjour nur auf dem Rechner aktivierst, der als Server dienen soll.

Lokaler SyncStore

Ein lokaler Sync-Store ist ein spezieller Ordner mit Sync-Daten entweder auf deinem lokalen Rechner oder einem angeschlossenen Volume. Die Einrichtung erfolgt so:

  • Du aktivierst Lokaler SyncStore anlegen
  • Du legst einen lokalen SyncStore in einem beliebigen Pfad an und vergibst einen entsprechenden Namen

Anschließend erfolgt die Übertragung der Datenbanken und die Synchronisation der Datenbankinhalte wie oben beschrieben


Synchronisationseinstellungen

Im unteren Bereich des Konfigurationsfensters siehst du Möglichkeiten, den Synchronisationsvorgang zu individualisieren:

  • Besonders interessant ist hier die Option “automatisch“, denn damit ist eine Synchronisation nahezu in Echtzeit möglich: Alles, was du auf dem einen Rechner in einer Datenbank änderst, wird sofort mit dem Partnerrechner abgeglichen
  • Bibt es häufige Probleme bei der Synchronisation, kannst du die Zahl maximaler Verbindungen herunter regeln, voreingestellt ist 16 - ich habe damit bislang kaum Probleme erkennen können (MagentaCloud zickt hier öfter ein wenig, dann stelle den Wert z.B. auf 8 herunter).
  • Wichtig ist die Art und Weise, wie mit Synchronisationkonflikten umgegangen werden soll: Möglich ist, grundsätzlich die neueste Datei zu verwenden, sicherer ist bei Konflikten jedoch, beide Dokumente zu behalten und erst in einem zweiten Schritt zu entscheiden, welches Dokument behalten werden soll (Nachteil: Nach jedem Sync-Vorgang musst du aussortieren und wirst diverse Dateien doppelt in deiner Datenbank haben


Irgendwelche größeren Probleme habe ich bislang nicht gehabt, ich habe auch (noch) keine Dokumente verloren. Die Synchronisation ist schnell und äußerst bequem.



Synchronisation über WebDAV und andere Cloud-Dienste

Nicht jedem ist sind Cloud-Lösungen geheuer - mir selbst würden einige datenschutzrechtlichen Aspekte z.B. der Dropbox bei vielen Datenbeständen Bauchschmerzen bereiten. Eine Alternative bietet ein WebDAV-Server, den man einer Dropbox vergleichbar konfiguriert und nutzt.

Die Konfiguration der Synchronisation über die anderen Coud-Dienste werden in gleicher Weise vorgenommen. Das Gleiche bei WebDAV: Du aktivierst im Konfigurationsfenster "WebDAV“ und trägst die notwendigen Daten ein - dies machst du natürlich auch auf dem oder den Partnerrechnern. Anschließend kannst du wie bereits oben geschildert deine Datenbanken synchronisieren.

Hinweis: Die kostenlose Version der Dropbox bietet nur 2GB Speichervolumen. Das ist nicht viel, wenn du eine Datenbank darüber synchronisieren möchtest. Schau dich nach Alternativen um: Für Telekom-Kunden sind bis zu 25GB der MagentaCloud kostenlos, auch die iCloud bietet in ihrer kostenlosen Version 5GB (allerdings musst du hier den Platzbedarf für diverse Apps und Backups abziehen). Das Strato-Angebot HiDrive, das technisch mit der Magenta-Cloud identisch ist, bietet ebenfalls 5GB kostenlosen Speicherplatz, wird von DEVONthink leider nicht direkt unterstützt, du kannst es aber per WebDAV einbinden.


Lokalen SyncStore anlegen und nutzen

Den SyncStore als eine Art Transportmedium veränderter Datenbankinhalte hatten wir gerade kennen gelernt, als wir die Dropbox-Synchronisation (oder eine andere Cloud-Lösung) einrichteten. Du kannst aber auch einen lokalen SyncStore anlegen, z.B. um Datenbanken über Nutzer-Accounts hinweg zu synchronisieren

Dazu gehst du über das Dropdown-Menü auf “neuen lokalen SyncStore anlegen”. Ein Speicherdialog taucht auf und du wählst ein Zielverzeichnis aus - hier legst du einen SyncStore an, gibst ihm einen beliebigen Namen - z.B. “Datentransport.dtSyncStore”. Der lokale SyncStore muss natürlich nicht zwingend in diesem Verzeichnis abgelegt werden, er eignet sich auch dafür z.B. auf einer gemeinsam genutzten Festplatte, z.B. einem NAS-Laufwerk abgelegt zu werden.

Der im entsprechenden Dateipfad angelegte SyncStore kann nun vom anderen Nutzer in den Synchronsationseinstellungen über “Existierenden lokalen SyncStore auswählen…” ausgewählt werden. Das weitere Vorgehen entspricht erst einmal der Dropbox-Synchronisation - du synchronisierst von beiden Accounts aus und hältst so die Datenbanken der beiden Benutzer synchron.


Keine Option für’s Synchronisieren

Sicher kann ich eine komplette Datenbank z.B. in die Dropbox, auf einen USB-Stick, ein NAS oder sonstwohin legen und von dort von jedem Rechner aus öffnen. Das kann auch eine Zeitlang gut gehen. Nur: Das ist keine “echte” Synchronisation und irgendwann kommt es zu Datenverlusten, weil die Datenbank auf dem einem der zugreifenden Rechner nicht richtig geschlossen wurde. Oder es kommt zu Problemen, weil gleichzeitig von zwei Rechnern aus an der gleichen Datenbank gearbeitet wurde. Oder, oder…

Hinreichend verlässlich ist solch ein Workaround nur, wenn die Datenbanken auf dem einen Rechner immer zuverlässig geschlossen werden, bevor vom anderen Rechner darauf zugegriffen wird. Bei der Dropbox oder auch anderen Cloud-Lösungen kommt noch die mangelhafte Geschwindigkeit der Lese- und Schreibzugriffe hinzu und auch die Begrenztheit des Speichervolumens.

Und letztlich auch der Sicherheitsaspekt: Wer weiss schon, was der Dropbox-Betreiber mit meinen Datenbanken macht. Aber das muss jeder selbst wissen (aber ich kenne einen Arzt, der einen Teil seiner Patientendaten (unverschlüsselt) in der Dropbox sichert. Viel Vergnügen mit der Datenschutzbehörde…!)


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