Emails, die du nach DEVONthink übergibst, enthalten als Dokumentennamen lediglich den Betreff. Das ist soweit in Ordnung, wird aber dann zum Problem, wenn du die Emails "ordentlich" verwalten willst - dann gehört dem Betreff zumindest ein Empfangs- oder Sendedatum vorangestellt, besser noch Sender/Empfänger, gefolgt vom Betreff.
Genau das und viel mehr kannst du mit einer Smart Rule festlegen: Nach dem Import der Email, gehst du über das Fenstermenü
Werkzeuge > Regeln ausführen
und benennst deine Emails nach einem in der Smart Rule festlegten Muster manuell um, einzeln oder im Batch-Verfahren. Oder du ziehst die Emails per Drag-and-Drop auf die Regel in der Seitenleiste.
Das Problem: Das funktioniert halt nur "zu Fuß" - also eher etwas für Leute mit zu viel Zeit. Es wäre also schön, hier ein Tastaturkürzel zu haben, mit dem du Emails halbautomatisch umbenennen kannst.
Wie du Emails vollautomatisch beim Import nach DEVONthink umbenennst, beschreibe ich in einem kommenden Blogbeitrag. Die Umbenennung von Emails ist hier nur ein Beispiel für die Nutzung von Tastaturkürzeln für Smart Rules - es lässt sich jede andere Smart Rule ebenfalls mit einem Tastaturkürzel belegen.
Tastaturkürzel und eine Besonderheit von Smart Rules
Wie individuelle Tastaturkürzel angelegt werden, habe ich in meinem Ebook beschrieben und es ist eigentlich auch Basiswissen zum Umgang mit macOS (zumindest für die Pro-User). Allerdings lässt sich das übliche Anlegen von Tastaturkürzeln nicht so ohne Weiteres auf intelligente Regeln anwenden. Bei Smart Rules musst du nämlich einen anderen Pfad eingeben.
Du öffnest die Systemeinstellungen:
Tastatur > Kurzbefehle > App-Tastaturkurzbefehle
Du generierst über das Pluszeichen eine Verknüpfung zu DEVONthink.
Unter Menü gibst du den exakten Namen (!) deiner Smart Rule ein, allerdings nach diesem Muster:
Werkzeuge->Regeln ausführen->Name_der_Smart_Rule
Anschließend vergibst eine individuelle Tastenkombination und gut ist. D.h. nun kannst du die Ausführung der Smart Rule mit einer Tastenkombination anstoßen. Das Vorgehen lässt sich natürlich auch auf jede andere Smart Rule anwenden.
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