Das Blog im Apfelpürée

Es ist nicht immer die beste Lösung, ein MacBook mit sich herum zutragen, v.a. dann nicht, wenn ein iPhone oder ein iPad unterwegs der kompaktere Computer ist. Trotzdem willst du vielleicht deine Dokumente, die du in einer DEVONthink-Datenbank gesammelt hast, mitnehmen.

Leider ist iOS kein System, mit dem du die gewohnte DEVONthink-Datenbank direkt nutzen oder synchronisieren kannst, denn für iOS gibt es das gewohnte DEVONthink für macOS nicht. Und außerdem ist der Speicherplatz von iOS-Geräten doch eher beschränkt, so dass eine speziell auf das iOS-System zugeschnittene Lösung her muss.

DEVONthink to Go (DTTG ) ist einmal eine Art mobiler Container für ausgewählte Dokumente aus deinen DEVONthink-Datenbanken. Zum anderen kannst du in DTTG alle möglichen Dokumente, Notizen etc., die du nachher mit deiner auf macOS abgelegten Datenbank synchronisieren kannst, auf deinem iOS-Gerät sammeln. Und in DTTG ist auch noch ein hervorragender mobilen PDF-Editor. 

Die Programmoberfläche

Im Hauptscreen von DTTG siehst du auf dem iPhone von oben nach unten bzw. auf dem iPad auf der linken Seite des Hauptscreens im Wesentlichen drei Bereiche:

• Unter Spezial findest du den Globalen Eingang, das ist das Pendant zum Globalen Eingang der macOS-Version von DEVONthink
• Unter intelligente Gruppen siehst du Smart Folder, welche Dokumente nach bestimmten Kriterien gefiltert sammeln. Welche dieser intelligenten Gruppen bzw. Smart Folder und in welcher Reihenfolge sie im Screen erscheinen, legst du über Bearbeiten fest. Anders als in macOS kannst du die Smart Folder hier nicht individuell konfigurieren, sondern du musst auf ein vorangelegtes Set an Smart Foldern zurückgreifen
• Unter Datenbanken findest du jene Datenbanken der Schreibtisch-Version, die du mit DTTG synchronisiert hast. Welche der Datenbanken hier erscheinen sollen, legst du in den Synchronisationseinstellungen unter Speicherorte fest

Am unteren linken Displayrand siehst du eine Symbolleiste (je nach Programmbereich, in dem du dich befindest, kann sich die Symbolleiste ein wenig ändern). Gehen wir das von links nach rechts durc

Über das Pluszeichen fügst du dem Globalen Eingang neue Dokumentenformate hinzu - es sind unterschiedliche Dateiformate möglich: Textformate, Webinhalte aus Safari, aber auch Dokumente (z.B. Mediendateien), die du aus anderen Apps übernimmst. Du kannst in DTTG auch Gruppen, ja sogar komplette Datenbanken erstellen - ganz unabhängig davon, ob die dann synchronisiert oder nur lokal auf dem iOS-Gerät genutzt werden sollen.

Die kleine Wolke zeigt dir den Synchronisation-Status an: Du siehst hier, ob ein Synchronisationsstatus in Gang ist. Wenn du länger mit dem Finger drauf gehst, öffnet sich ein Fenster, in welchem du verfolgen kannst, welche Dokumente gerade synchronisiert werden und über welchen Modus dies erfolgt; ein kleines Dreieck zeigt an, dass etwas schief gelaufen ist - ein Fingertipp öffnet das Protokoll.

Das Fragezeichen steht für die Programmhilfe; leider ein wenig unübersichtlich - aber das kennst du ja auch von der Schreibtisch-Anwendung; außerdem ist das Ganze wieder mal nur in englisch.

Hinter den Reglern auf der rechten Seite verbergen sich die Programmeinstellungen, du kannst hier diverse Optionen, die selbsterklärend sein sollten, nutzen.

Die Programmeinstellungen

Wenn du dich im Startscreen befindest, verbergen sich hinter den Reglern die Programmeinstellungen Schauen wir uns die Programmeinstellungen von oben nach unten an:

Vorab

Das, was einst hinzuzukaufende Premium-Funktionen waren, ist nun in das Programm integriert und ermöglichen einen erweiterten Umgang mit PDF-Dokumenten, aber auch mit Emails.

Sicherheit

Hierüber kannst du einen Passwortschutz für deine Datenbank anlegen.

Synchronisierung

Über Speicherorte definierst du die unterschiedlichen Routinen für die Synchronisation (das ist vergleichbar mit den Synchronisationseinstellungen der macOS-Version). Über Bearbeiten kannst du unterschiedliche Speicherorte (d.h. Synchronisations-Routinen) anlegen.

I.d.R musst du Benutzername, Passwort, den exakten Namen des Sync-Stores und ggfs. den individuellen Schlüssel für die Verschlüsselung angeben. Außerdem kannst du das Verhalten der jeweiligen Synchronisation definieren, du kannst z.B. einstellen, ob der Sync automatisch erfolgen soll oder manuell angestoßen werden muss.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen iCloud (CloudKit) und iCloud (Legacy):

• iCloud (CloudKit) ist eine neuere und verbesserte Synchronisationsmethode.
• iCloud (Legacy) ist die ältere Methode, wie sie von DTTG und auch älteren DEVONthink-Versionen genutzt wurde. Sie funktioniert auch weiterhin, ist aber nicht so performant.

Es ist wichtig, dass du auf allen beteiligten Rechnern die gleiche iCloud-Methode nutzt, sonst funktioniert die Synchronisation nicht.

Bonjour ist eine ergänzende Synchronisationmöglichkeit im lokalen Netzwerk: Du musst in der macOS-Anwendung Bonjour freigeben und ein Kennwort vergeben, welches du dann hier in DTTG eintragen kannst; anschließend aktivierst du eingehende Verbindungen, der Port wird automatisch gewählt.

Wenn Bonjour aktiviert ist, sollte das iOS-Gerät als Sync-Job in den Synchronisationseinstellungen der verknüpften Datenbank auf dem iOS-Gerät erscheinen.

Über Konflikte legt du fest wie sich die Synchronisation bei Synchronisationskonflikten verhalten soll. Du kannst das jeweils neueste Dokument als das gültige Dokument verarbeiten, sicherer mag aber sein, solche „konfligierenden“ Dokumente zu duplizieren und erst nachher manuell das richtige auszuwählen.

Über Abgleich du kannst einstellen, ob der Sync automatisch erfolgen soll oder manuell angestoßen werden muss.

Über Behalte alle kannst du den manuellen Sync so einrichten, dass DTTG ältere Dokumente löscht und nur die neuesten behält; das spart natürlich Speicherplatz. Wie weit diese Dokumentenübernahme erfolgen soll, legst du mit einem Schieberegler fest (wenn er ganz rechts steht, werden alle Dokumente synchronisiert). Die Dokumente werden dabei aber nicht wirklich gelöscht, sondern einfach nicht mehr vollständig synchronisiert. Bislang zu DTTG hinzug.

Datenbanken und Gruppen

Vergleichbar der macOS-Version kannst du hier einstellen, in welcher Weise, die Datenbankstruktur in der Seitenleiste auftauchen soll.

Dokumente

Hier stellst du die Textgröße für die Anzeige von Textdokumenten ein:

• Du kannst unter Blättern einstellen, in welcher Weise du durch mehrseitige Dokumente scrollen kannst.
• Unter Seiten legst du fest, in welcher Weise Einzel- oder Doppelseiten angezeigt werden.
• Über Dunklen Hintergrund verwenden kannst du festlegen ob bei der Dokumentenausgabe der Dark Mode oder nicht verwendet werden soll. Insbesondere bei PDF-Dokumenten ist der Dark Mode eher hinderlich.
• Über Externe Bilder in E-Mails legst du fest, ob externe eingebettete Bilder (häufig bei Newslettern) angezeigt werden sollen oder nicht.

OCR

Hier kannst du verschiedene Einstellungen für die in DTTG 3 integrierte Texterkennung vornehmen. Einstellungen sollten selbsterklärend sein und du wirst sie von DEVONthink 3 kennen.

Editieren

Hier legst du fest, wie sich DTTG beim Erstellen von Textinhalten verhalten soll, d.dh. ob einer Rechtschreibkorrektur durchgeführt werden soll.

Daten erkennen hilft dabei, bestimmte Daten (z.B. ein Datum oder eine Adresse) aktiv, d.h. anklickbar anzulegen.

Vorschaubilder & Spotlight

Die Aktivierung von Vorschaubildern erzeugt Vorschaubilder für die Dokumente, das kann recht hilfreich sein.

Wenn du Spotlight aktivierst, werden Datenbanken mit der systemeigenen Suchfunktion durchsuchbar.

Integration

Hierüber wird eine Verknüpfung mit der Mobilversion von Textexpander, einem Automatisierungstool für die Texteingabe, angelegt.

Datensicherung

Hierüber kannst du ein Backup deiner Datenbanken in der iCloud ablegen

Ihr Abonnement

Hierüber kannst du dein Abonnement „verwalten“. Leider gibt es für Vollsoftware hier nur zu Anfang beim Update von Version 2 auf 3 etwas zu verwalten. Abonnement-Kunden können hierüber ihr Abo aktualisieren .

In Kürze wird die Anleitung fortgesetzt und du wirst sie demnächst auch in einer überarbeiteten Version des DEVONthink Arbeitsbuches finden.