Das Blog im Apfelpürée

Sicher ist Evernote eine sehr beliebte Plattform - sicher auch deshalb, weil es sich, zumindest bei den beiden kleineren Versionen, preislich in Grenzen hält. DEVONthink braucht schon ein gewisses, wenn auch überschaubares, Investment, sowohl was das Geld angeht, das man für die Software zahlen muss, wie auch hinsichtlich des Einarbeitungsaufwandes. Ein sicherlich großer Vorteil von Evernote ist die Systemunabhängigkeit - DEVONthink läuft halt mal nur auf macOS (und wäre für mich ein Grund, über einen Wechsel von Windows zu macOS nachzudenken...).

Unter'm Strich ist Evernote möglicherweise der ärgste Konkurrent von DEVONthink - auch wenn es letztlich doch einen etwas anderen Schwerpunkt hat. Aber immer wieder höre ich in Diskussionen, dass Evernote ein hinreichender und zudem kostengünstigerer Ersatz für DEVONthink sei.

Schauen wir uns das einmal an:

Evernote gibt es seit fast 20 Jahren und es hat, da cloudbasiert, den großen Vorteil, rechner- und plattformunabhängig Informationen und Dokumente speichern zu können. Wie auch DEVONthink bietet es die Möglichkeit, Dokumente zu sammeln, Texte und Notizen zu erstellen und mit Dokumenten im Team zu arbeiten. Letzteres ist in DEVONthink zugegebenermaßen ein wenig umständlicher, dafür aber deutsch vielfältiger.

Evernote wird nach eigenen Angaben von über 225 Mio. Menschen genutzt. Wieviel Nutzer DEVONthink in den letzten Jahren gekauft haben, kann ich nicht sagen.

Das bietet Evernote:

• Eine Möglichkeit über Gerätegrenzen hinweg Inhalte synchron zu halten und auch Inhalte über Rechner- und Systemgrenzen hinweg zu teilen
• Es gibt Programmversionen für unterschiedliche Geräteklassen und Evernote ist auch mit üblichen Browser zu nutzen
• Es gibt eine Scan-Funktion mit OCR
• Es gibt einen Web-Clipper (der allerdings erst separat geladen werden muss), ähnlich wie in DEVONthink
• Es gibt Notizfunktionen (im HTML-Format)
• Es gibt Suchfunktionen
• Es gibt die Möglichkeit, Inhalte zu taggen
• Es gibt eine Erinnerungsfunktion
• Es gibt verschieden Vorlagen, z.B. Kalender, GTD u.v.a.m.
• Dokumentenbestände können verschlüsselt werden

Insofern scheint Evernote auf den ersten Blick relativ identisch mit DEVONthink zu sein. Aber es gibt gehörige Unterschiede.

Die Unterschiede

Bei genauerem Hinsehen gibt es ein paar wesentliche Unterschiede:

Der primäre wesentliche Unterschied besteht darin, dass du bei DEVONthink alles unter deiner Kontrolle behältst. Du bist nicht auf irgendeine externe Cloud angewiesen, die noch dazu in einem Land mit zweifelhaften datenschutzrechtlichen Umgangsformen gehostet wird. Evernote nutzt dabei m.W. die Infrastruktur von Google, was das Ganze nicht unbedingt vertrauenswürdiger macht.

DEVONthink läuft auf deinem eigenen Rechner. Wenn du Inhalt synchronisieren willst, kann das auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, die nicht über eine externe Cloud gehen müssen (im eigenen Netzwerk geht das sogar ohne großartige Konfigurationsorgien per Bonjour-Protokoll).

Bei DEVONthink ist die Anzahl der Geräte, die du synchronisieren kannst theoretisch unbegrenzt (ich habe in einer Arztpraxis ein DEVONthink-Setting mit gut 20-25 Geräten umgesetzt und dieses dann auch noch mit der Praxissoftware verknüpft). Evernote erlaubt in der kleinsten Version nur zwei Rechner. Außerdem ist bei Evernote das Datei-Volumen, dass du monatlich in deine Dokumentenverwaltung integrieren kannst begrenzt.

Dann sind viele der Funktionen, die Evernote bietet, in DEVONthink deutlich individualisierbarer. Das allerdings kann tatsächlich zur Crux werden, denn es braucht Einarbeitungszeit, um diese Funktionen überhaupt erst zu finden und dann auch noch anwenden zu lernen. Die Individualisierbarkeit von DEVONthink ist aber ansonsten  kein Vergleich zu dem, was Evernote bietet.

In DEVONthink ist es ab der Pro-Version möglich, Emails zu archivieren. Das ist ein riesiger Vorteil, auf dem ich gerade bei meiner Kunden- und Projektverwaltung nicht verzichten möchte. In Evernote ist die Email-Speicherung zwar auch möglich, aber nur rudimentär und auf eher komplizierten Umwegen - gerade wenn du nicht Outlook nutzt.

Ab der DEVONthink Pro-Version sind auch intelligente Funktionen nutzbar. So kannst du Dokumente mittels dieser intelligenten Funktionen in andere Zielverzeichnisse verschieben und du kannst Dokumente ähnlichen Inhaltes per künstlicher Intelligenz sehr einfach auffinden, was das kreative Arbeiten mit Text ungeheuer erleichtert. Beides Funktionen, auf die ich nicht verzichten möchte. Etwas Vergleichbares fehlt in Evernote.

Was in Evernote auch nicht gut umgesetzt ist, ist die Ablagestruktur - eigentlich gibt es außer den Notizbuchstapeln keine wirkliche Ablagestruktur, wenn man mal das Taggen als chaotische Ablagestruktur aussen vor lässt. In DEVONthink kannst du differenzierte und nach deinen eigenen Vorstellungen gestaltete Ablagestrukturen erstellen (was für Anfänger dann allerdings auch überfordernd sein kann, denn er weiß oft gar nicht, wie genau er anfangen soll).

Es gibt in DEVONthink umfangreiche und individuell konfigurierbare Automatisierungsfunktionen, die sowohl auf direkt ins Programm implementierten Intelligenten Regeln beruhen, aber auch auf eine in DEVONthink eingebundene und erweiterbare Skriptbibliothek. Auch das gibt es in Evernote nicht. Wie sehr du das vermisst, wirst du erst wissen, wenn du einmal angefangen hast, diese Möglichkeiten zu nutzen.

DEVONthink ist nie eine Einbahnstraße: Es ist jederzeit möglich, Dokumentenbestände incl. der kompletten Gruppen- bzw. Ordnerstruktur wieder aus DEVONthink herauszubekommen. Die DEVONthink-spezifischen Funktionen gehen dabei allerdings verloren, aber immerhin ist es gut zu wissen, das die mühsam aufgebaute Dokumentensammlung im Falle eines Falles nicht verloren ist, sondern im Prinzip ad hoc auch ohne DEVONthink nutzbar ist.

Nur am Rande sei erwähnt, dass Evernote in der Entwicklung seiner Plattform relativ stur ist. Die Entwickler von DEVONthink hingegen sind ungeheuer nah am Anwender und Feature Requests oder Bugmeldungen stoßen immer auf offene Ohren, manches ist bereits beim nächsten Wartungsupdate umgesetzt. Darüber hinaus ist der Support exzellent - bei irgendwelchen Problemen bekommst du teilweise binnen weniger Stunden geholfen. Und die Update-Politik von Evernote hat in der letzten Zeit so manchen Nutzer verärgert.

Evernote kostet zwischen gar nix und ca. € 14,00 pro Monat, je nach Funktionsumfang. Ein Vergleich der unterschiedlichen Versionen findest du hier. Um hier DEVONthink anzuführen - den Versionsvergleich der drei DEVONthink-Versionen findest du hier , wobei du dir in diesem Vergleich die Standard-Version dazu denken musst, sie wird nicht extra aufgeführt. DEVONthink kostet zwischen € 86,00 und € 430,00. € 14,00/Monat für eine Lösung, die annähernd mit DEVONthink gleichziehen kann, sind dann schon € 168/Jahr. Und die Altnutzer von DEVONthink werden sich daran erinnern, wie lange sie die Vorversion ohne jegliche Upgradekosten nutzen konnten...