DEVONthink ist ein Sammelbecken für Informationsschnippsel unterschiedlichster Art. Die Inhalte können aber nicht nur gesammelt, sondern auch bearbeitet, zueinander in Beziehung gesetzt und komplett umstrukturiert werden. Am Ende wird Neues geschaffen. Das macht dieses Programm so vielseitig.

Die Vielseitigkeit hat ihren Ausdruck aber auch in der Möglichkeit, diese Informationen zu vernetzen. DEVONthink ermöglicht eine rechnerübergreifende, ja sogar systemübergreifende Zurverfügungstellung des Dokumentenbestandes. Da gibt es einmal die Synchronisation von Datenbanken, dann aber auch die etwas im Schatten stehende Websharingfunktion. Damit können Inhalte, die ansonsten im DEVONthink- und damit Apple-Kosmos "gefangen" sind, sogar mit einem Windows-Computer genutzt werden.

Mit Hilfe der Websharingfunktion wird es möglich, von anderen Rechnern aus auf eine Datenbank zuzugreifen. Die Websharingfunktion ist allerdings auf die ganz "große" DEVONthink-Server-Version beschränkt. Völlig unkompliziert ist diese Serverfunktion im eigenen Netz umzusetzen, etwas mehr Aufwand muss man treiben, um aus externen Netzen auf eine Datenbank zuzugreifen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein paar Beispiele:

  • eine Arztpraxis hat eine Sammlung von Dokumenten zum Qualitätsmanagement und stellt sie intern auf allen Rechnern (auch auf Windows-Rechnern) zur Verfügung
  • eine Kanzlei stellt fachspezifische Informationen zu Rechtsfällen arbeitsplatz- oder gar kanzleiübergreifend zur Verfügung
  • eine wissenschaftliche Arbeitsgruppe sammelt mit Hilfe des Zugriffs auf eine Datenbank Forschungsergebnisse der regional verteilten Gruppenmitglieder
  • eine Arbeitsgruppe erarbeitet ein Wikisystem zu einer bestimmten Thematik und macht die Informationen im Betrieb zugänglich (zum Thema Wiki werde ich demnächst einen eigenen Blogartikel schreiben)

 Schauen wir uns das einmal etwas genauer an:


Serverkonfiguration

Die Konfiguration der Websharingfunktion ist relativ einfach:

Um eine Serverfreigabe zu ermöglichen, gehe in die Programmeinstellungen. Dort findest du den Punkt Server - hier kannst du die Einstellungen für eine Netzwerkfreigabe vornehme. Du hast im Konfigurationsfenster zwei wesentliche Einstellungsbereiche: Einmal die allgemeinen Einstellungen, dann aber unter Benutzer Möglichkeiten zur differenzierten Einstellung der Zugriffsrechte:


Allgemein:

Konfigurationsfenster Webserver: Allgemeine Einstellungen


  • Ganz oben kannst du fest legen, ob der Server bei Programmstart aktiviert werden soll
  • Darunter hast du die Möglichkeit, festzulegen ob auf dem Server eingehende Dateien einer Texterkennung unterzogen werden sollen (Bilddateien und PDFs)
  • Du vergibst deinem DEVONthink-Webserver einen Bonjour-Namen (i.d.R. ist ein Name voreingestellt - der voreingestellte Name ist abhängig von deinem Rechnernamen in den Systemeinstellungen unter „Freigaben“)
  • Du kannst, wenn du die Datenbank außerhalb des lokalen Netzwerk nutzen möchtest einen Domainnamen eintragen, unter dem die Datenbank zu erreichen ist - eine Domainangabe musst du i.d.R. aber nicht machen, 
  • Du kannst einen Port für den Zugriff freigeben - DEVONthink sucht sich diesen im Normalfall selbst.


Benutzer:

Konfigurationsfenster Webserver: Festlegung der Benutzerrechte

In diesem Bereich vergibst du differenzierte Zugriffsrechte für die einzelnen Datenbanken:

  • Du kannst (musst aber nicht) einen Nutzernamen und ein Passwort für den Zugriff auf die Datenbank vergeben 
  • Optional kannst du einstellen, dass die Serverfreigabe bereits beim Rechnerstart erfolgt.


Zugriff im internen Netzwerk

Grundsätzlich kann der Webserver sowohl im lokalen Netzwerk als auch über das Internet genutzt werden. Um den Webserver zu starten, klicke auf Start. Am unteren Rand des Fensters erscheinen dann zwei Adressen, unter denen auf die freigegebene Datenbank zugegriffen werden kann:

  • eine Bonjour-Adresse für das lokale Netz - z.B. http://mein- iMac.local:1234
  •  und eine IP-Adresse, z.B. http://193.321.2.123:12345

Der Zugriff auf eine freigegebene DEVONthink-Datenbank sollte über die Bonjour- oder IP-Adresse mit einem beliebigen Browser möglich sein - zumindest im lokalen Netzwerk. Der Browser sollte die Datenbank in einer webgerechten Oberfläche darstellen - auch auf einem Windows-Rechne

Der Server kann auch über ein Menü im Dock gestartet werden.


Zugriff über’s Internet

 Der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzes funktioniert im Prinzip wie oben beschrieben. Allerdings gibt es hier eine Schwierigkeit, denn der Router schottet das eigene Netz nach außen ab. Diese Hürde muss überwunden werden. 

Diese Freigabe von außen erfolgt über eine sogenannte Portweiterleitung im Router. Wie das zum Beispiel bei der FritzBox funktioniert, kannst du hier nachlesen: 

FritzBox 7590 - Ports freigeben 

Der Port muss in den Servereinstellungen eingetragen sein. Gegebenenfalls muss ein DynDNS-Client eingerichtet werden, der die dynamisch zugewiesenen IP- Adressen aktualisiert. Wenn alles erfolgreich eingerichtet wurde, erfolgt der Zugriff auf die Datenbank über eine URL, die in etwa so aussieht:

http://xxx.xxx.xxx.xxx:8080 oder http://datenbankadresse.dyndns.org:8080


Browserzugriff 

Nachdem alle Einstellungen für eine Netzwerkfreigabe vorgenommen wurden, teilst du den Benutzern, denen du den Zugriff ermöglichen möchtest, die Adressen mit, unter denen deine Datenbank zugänglich ist. 

Der Zugriff erfolgt über einen beliebigen Browser, unabhängig davon, ob es sich um einen Desktop-Browser oder einen mobilen Browser handelt (die Benutzeroberflächen unterscheiden sich jedoch geringfügig). Der Benutzer gibt die Adresse in die Adresszeile des Browsers ein und die freigegebene DEVONthink-Datenbank erscheint im Browser: 

Nutzeroberfläche für den externen Zugriff auf den Webserver

In der Benutzeroberfläche findet der zugriffsberechtigte Nutzer:

  • Eine Symbolleiste mit Werkzeugen für die Nutzung der Datenbank, 
  • Eine Seitenleiste mit den frei gegeben Datenbanken, außerdem bekommt er ein paar Informationen zu den frei gegebenen Datenbanken angezeigt, 
  • Eine Liste mit den Gruppen bzw. Dateien in der Datenbank, 
  • Einen Vorschaubereich, über den du Einblick in die Dateiinhalte nehmen kannst.


Die Nutzer können:

  • Inhalte in die Datenbank laden oder herunterladen, 
  • Textnotizen im TXT-Format direkt anlegen, 
  • Suchabfragen durchführen (Hinweis: Die Zugriffsrechte können eingeschränkt werden - in den Freigabeeinstellungen (Ablage > Datenbank-Einstellungen) kannst du die Freigabe z.B. auf ausschließliche Leserechte beschränken.


In der Symbolleiste der Serveroberfläche sieht der zugriffsberechtigte Nutzer einige Nutzungsmöglichkeiten:

  • Einfach ermöglicht einen Zugriff im reinen Lesemodus
  • Oberste Ebene und Ebene hoch dienen der Navigation,
  • Neu laden lädt die Datenbankinhalte neu, 
  • Hochladen und Herunterladen sollten selbsterklärend sein, 
  • Neue Notiz erstellt eine Textdatei, 
  • Siehe auch ermöglicht das Suchen nach Dateien mit vergleichbaren Dateiinhalten und ist entspricht dem Klassifizieren von Dateien. 

Unter der Symbolleiste gibt es eine Suchzeile für Suchabfragen. Suchabfragen können genauso genutzt werden, wie man es von DEVONthink kennt.


Zugriff mit iPhone und iPad 

Auf dem iPhone und dem iPad sieht die Websharing-Oberfläche für den Netzwerkzugriff etwas anders aus - dies ist den reduzierten Darstellungsmöglichkeiten der mobilen Geräte geschuldet. Die grundsätzliche Bedienung erfolgt wie oben beschrieben. 

Wenn du den Zugriff auf eine Datenbank aus dem Internet ermöglichen möchtest, ist es sinnvoll, dass dein Rechner mit einer festen IP erreichbar ist - beachte aber, dass dein Rechner dann gesondert vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden muss.

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Bildquelle: Pexels (panumas nikhomkhai)