Erster Ansatz
Du sortierst deine Dokumente sofort in das Zielverzeichnis, also eine bestimmte Gruppe oder Gruppenstruktur ein.
Bei Importvorgängen kannst du i.d.R. ein Zielverzeichnis bzw. eine bestimmte Gruppe in einer Datenbank auswählen. Oder du ziehst das Dokument per Drag-and-Drop direkt in eine bestimmte Gruppe (das geht übrigens auch über den neuen Sorter - hier findest den Bereich "Navigation"). Das macht Sinn, weil du den Zwischenschritt über einen Eingang überspringst und dass die Funktion Klassifizieren von Anfang an die korrekten Bezüge herstellen kann. Der Nachteil liegt darin, dass du die einsortierten Dokumente im Nachgang (soweit das nicht bereits im Import-Dialog erfolgt ist) umständlich aufsuchen musst um sie mit Metainformationen zu versehen.
Zweiter Ansatz
Du sortierst deine Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt ein.
Dieser zweite Weg läuft über die Eingangsboxen und insbesondere den Globalen Eingang. Hier kannst du Dokumente editieren und mit Metainformationen versehen um sie erst in einem zweiten Schritt ans Zielverzeichnis zu verschieben. Ob du dabei einen weiteren Zwischenschritt über die datenbankspezifischen Inboxen gehst, musst du selbst entscheiden.
Ich selbst mache es so:
Alles in den Globalen Eingang
Alles fliegt im ersten Schritt in den Globalen Eingang. Nutze ich die Importmöglichkeiten beispielsweise des Sorters, füge ich hier bereits Kommentare ein oder editiere Metainformationen.
Um mir die Arbeit des Editieren von Metainformationen (Umbenennen, Kommentieren, Taggen, Markieren etc( zu erleichtern, habe ich mir einen spezielle Arbeitsumgebung angelegt: Die Seitenleiste ist ausgeblendet und im Dokumentenbrowser habe ich die entsprechenden Spalten aktiviert:
Oft mache ich das aber erst, wenn die Dokumente im Globalen Eingang liegen. Im Globalen Eingang kann ich Dokumente gruppieren und danach verschieben oder ich verschiebe sie direkt.
Um den Überblick im Globalen Eingang zu behalten, habe ich ein paar Gruppen gebildet (die auch mit einem eigenen Icons ausgestattet wurden):
- Noch Lesen: Hier liegen Dokumente, die ich noch in aller Ruhe lesen will. In DEVONthink 3 kannst du auch die Leseliste nutzen um Dokumente als „ungelesen“ zu markieren, aber ich habe diesen Workflow von Version 2 beibehalten
- Aktuell Bearbeiten: Hier liegen Dokumente, die ich am gleichen Tag noch bearbeiten muss. Alles, was in den Folgetagen bearbeitet werden muss, wird an eine eigene Datenbank "Arbeitsplatz" übergeben
- Wegräumen: Das ist eine optional genutzte Gruppe, in der ich Dokumente vorerst verschieben kann, bevor ich sie schließlich an andere Datenbank übergebe
Option 1: Verschieben in die datenbankspezifischen Eingänge
In einem zweiten Schritt verschiebe ich die Dokumente in die datenbankspezifischen Eingänge. Hier liegen sie, je nach Datenbank, mal länger oder kürzer, aber i.d.R. werden auch diese Eingänge wöchentlich aufgeräumt.
Option 2: Verschieben in die Datenbank "Arbeitsplatz"
Alles was noch am gleichen Tag bearbeitet werden muss, wird im Globalen Eingang abgearbeitet und dann wie oben beschrieben verschoben.
Nun gibt es aber auch reichlich Dokumente, die erst in den Folgetagen (und manchmal auch -wochen) weiterverarbeitet werden können. Dafür gibt es eine eigene, nach Arbeitsthemen strukturierte Datenbank. Eine wichtige Gruppe ist z.B. die Gruppe "Zahlungsvorgänge" mit diversen Untergruppen. Eine weitere Unterteilung erfolgt durch eine Gruppierung nach privaten und geschäftlichen Daten.
Verschieben in die Zielverzeichnisse
Erst in einem dritten Schritt verschiebe ich die Dokumente in ihre Zielverzeichnisse bzw. -gruppen innerhalb bestimmter themenbezogener Datenbanken. Dort verbleiben die Dokumente solange bis sie eines Tages dauerhaft nicht mehr gebracht werden.
Um hier ein wenig Übersicht über den Dokumentenbestand zu bekommen, gibt es in diesen Datenbanken intelligente Gruppen, die die Dokumente nach Jahr filtern. So kann ich mir z.B. alle Dokumente, die ich im Jahr 2011 erstellt habe, anzeigen lassen und entscheiden, ob eine weitere Aufbewahrung noch Sinn macht.
Wie gesagt: Mein Workflow der zu meinen Bedürfnissen passt. Deinen eigenen und zu dir passenden Workflow musst du selbst entwickeln.
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