Die Folge sind unerwartete Probleme: Vielleicht vermisst du Dokumente, vielleicht sind Gruppen- oder Tagstrukturen etc. „verhunzt“, vielleicht siehst du Fehlermeldungen im Protokoll. Im schlimmsten Fall sind Dokumente nicht mehr in der Datenbank auffindbar und wenn alle Stricke reissen, kannst du die Datenbank nicht mehr öffnen. Wenn so etwas passiert bzw. wenn sich derartige Fehler häufen solltest du dich um eine Reparatur der Datenbank kümmern.
Das wichtigste Reparatur-Tool findest du unter
Ablage > Datenbank überprüfen und reparieren
Ich will kurz erläutern, was sich hinter diesem Reparaturvorgang verbirgt und was die Hintergründe sind, warum das eine oder andere schief läuft:
Inkonsistente Daten
DEVONthink sammelt nicht nur Dokumente, sondern viele Metadaten über die gesammelten Dokumente, z.B. Dateityp, Größe, Erstellungsdatum, Dateispeicherort etc. Einige dieser Daten werden durch macOS bereitgestellt, andere werden innerhalb der Datenbank erzeugt, beispielsweise Metadaten über den Speicherort der Gruppe, Index, Tags usw.
Wenn der Vorgang Datenbank überprüfen und reparieren einen Fehler ausgibt, bedeutet das, dass einige dieser Informationen nicht mehr konsistent sind.
Systemprobleme
Viele dieser Fehler entstehen auf der Ebene des Betriebssystems, Hardware-Fehler sind eher selten. Oft sind es irgendwelche Zusatzprogramme, die du installiert hast und welche Funktionen des Betriebssystems beeinflussen - diese Möglichkeit wird durch Sandboxing, eine Funktion aktueller macOS-Versionen, zwar weitgehend verhindert, aber gerade Programme, die bei der Installation nach dem Systempasswort verlangen, graben sich u.U. tief in das macOS ein.
Ein weiteres Problem ist die Laufzeit des Rechners und es zeigt sich immer wieder, das manche Probleme durch einen einfachen Rechnerneustart behoben werden können. Die Gründe für dahinter stehende Lese- oder Schreibfehler sind vielfältig, aber je länger die Laufzeit ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich kleinere Fehler auf Systemebene aufaddieren. Das können einfache Fehler in der Datenverarbeitung sein, der Grund kann aber auch durch äußere Fehler verursacht werden, beispielsweise durch statische Aufladung (oder weil gerade die Schwiegermutter am Rechner vorbei läuft).
Arbeitsspeicher
Lese- und Schreibfehler lassen sich nicht zu 100% verhindern und sie summieren sich. Gerade wenn Daten durch zu kleinen Arbeitsspeicher immer wieder in den virtuellen Speicher verschoben werden müssen. Vermeiden kannst du das, wenn du den Arbeitsspeicher nicht zulaufen lässt, was sich in der Praxis nur durch hinreichend großen Arbeitsspeicher beim Zusammenstellen des Rechners beeinflussen lässt.
Theoretisch gibt es noch andere Wege, z.B. Terminal-Befehle, bei laufendem Rechner den Arbeitsspeicher freizugeben, aber das passt nicht wirklich in einen Alltagsworkflow. Die finale Lösung, Arbeitsspeicher wieder frei zu geben und damit das ständige Auslagern von Daten in den virtuellen Speicher bei zugelaufenem Arbeitsspeicher zu beenden, besteht im Neustart des Rechners. Das ist auch der Grund, warum bei Supportanfragen oder im Supportforum so oft die Nachfrage kommt: "Besteht das Problem nach einem Neustart des Rechners noch immer...?"
Gerade wenn du mit großen Dokumenten arbeitest, beispielsweise bei Bildbearbeitung oder Videoschnitt, ist es unabdingbar, dass du deinen Rechner bereits beim Kauf mit hinreichend Arbeitsspeicher ausstattest, idealerweise mit der maximalen Möglichkeit. Das ist kostenintensiv, v.a. dann, wenn sich der Arbeitsspeicher nicht mehr nachrüsten lässt.
Dazu ein Tipp: Wenn du eine Abwägung machst, ob du eher in einen schnelleren Prozessor oder in mehr Arbeitsspeicher investieren sollst, solltest du dich primär um mehr Arbeitsspeicher kümmern.
Zwischenspeicher
Ein anderes Problem sind Zwischenspeicher wie die sogenannten Caches. Hier werden Daten gespeichert, die den Arbeitsfluss beschleunigen sollen, aber auch hier können sich Fehler aufaddieren. Diese Caches kannst du teilweise manuell löschen, für andere benötigst du Terminal-Befehle. Nach einem Neustart des Rechners sollten diese Fehler beseitigt sein und die Caches werden durch die Programme neu aufgebaut. Dabei kann es sein, dass ein Programm erst einmal nicht mehr so schnell reagiert, wie du es gewohnt bist.
FDP gegen Systemprobleme
Von DEVONthink verursachte Fehler können mit Hilfe des Reparaturvorganges Datenbank überprüfen und reparieren behoben werden, aber DEVONthink kann keine systemseitigen Fehler korrigieren. Dazu kannst du das Festplattendienstprogramm (=FDP) benutzen, das du im Ordner Dienstprogramme findest. Das FDP kannst du nicht nur bei tatsächlich bemerkbaren Fehlern laufen lassen, sondern durchaus auch prophylaktisch. Dabei werden Berechtigungen und andere Inkonsistenzen auf Systemebene behoben.
Externe Dienstprogramme
Du kannst dich auch eines der Programme bedienen, die weitergehende Reparaturen durchführen. Ich selbst nutze gerne Tinker-Tool System & oder Version 7 (kann aber nicht sagen, wie sich das auf ARM-Macs verhält). Ein anderes beliebtes Programm ist beispielweise Onyx, mit dem ich selbst allerdings keine Erfahrungen habe.
Diese und vergleichbare Dienstprogramme können nicht nur Berechtigungen überprüfen und reparieren, sondern ermöglichen auch eine Reihe anderer Routinen in einer benutzerfreundlichen Programmoberfläche, die sonst nur über die Terminal-Anwendung verfügbar wären, beispielsweise das Löschen von Caches oder bestimmten Voreinstellungsdateien.
Die Finger solltest du von Programmen lassen, die dir versprechen, Festplattenplatz zu schaffen indem sogenannte unnötige Dateien gelöscht werden. Es gibt hier ein bekanntes und leider verbreitetes Programm, dessen Namen ich nicht nennen will um nicht Probleme mit dem Hersteller zu bekommen, von dem ich nur abraten kann, denn dieses Programm löscht, wenn du nicht aufpasst, Daten, die du oder der Rechner noch gebraucht hätte. Immerhin zeigt dir das Programm dann als Erfolgsmeldung an, dass nun soundsovielte GB an Festplattenspeicherplatz freigeschaufelt werden. Auch was wert.
Datenbank überprüfen und reparieren - Wann?
Zurück zu DEVONthink und seinem Tool Datenbank überprüfen und reparieren:
Immer wenn große Datenmengen verschoben werden, z.B. wenn du eine Datenbank von A nach B verschieben willst oder wenn große Datenmengen innerhalb von DEVONthink von Datenbank A nach B verschoben werden, macht es Sinn, vorher eine eine Überprüfung bzw. Reparatur vorzunehmen. Lassen sich dabei auftauchende Fehler nicht beheben, kann ein Neuaufbau der Datenbank helfen, ebenfalls mit Bordmitteln von DEVONthink.
Grundsätzlich macht es Sinn, diese Reparaturroutine prophylaktisch auch innerhalb der normalen Workflows und auch ohne dass Probleme angezeigt werden durchzuführen, meinetwegen jede Woche oder jeden Monat einmal.
Backup
Was ohnehin unabdingbar ist, ist ein Backup der Datenbanken, idealerweise mit TimeMachine, denn es wird immer mal Fehler geben, die sich mit allen Reparaturversuchen nicht mehr beheben lassen.
Weite Informationen
Ich habe in diesem beiden Artikeln weitere Informationen zu Reparaturmöglichkeiten beschrieben:
Backups von DEVONthink-Datenbanken
Letzte Rettung für Datenbanken
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