Intelligente Regeln kann man vielleicht als eine Weiterentwicklung der intelligenten Gruppen ansehen. Während intelligente Gruppen aber eigentlich nichts anderes sind als gespeicherte Suchroutinen, können intelligente Regeln Aktionen ausführen. Beispiele sind:

  • Hinzufügen (oder Ändern) eines Farbetiketts
  • Änderung eines Dateinamens
  • Verschieben eines Dokuments an einem anderen Ort

Der „Auftrag“ an eine intelligente Regel ist dabei immer gleich:

  • Wenn dieses Ereignis eintritt
  • Führe jene Aktion
  • für diese, an jener Stelle abgelegten Dokumente aus.

Intelligente Regeln basieren also auf diesen Elementen:

  • Dem Ablageort des Dokuments
  • Bestimmten Auswahlkriterien nach denen Dokumenten ausgewählt werden
  • Die auszuführende Aktion, die durch die Regel ausgelöst werden soll
  • Ein Ereignis das diese Aktion auslöst

Um eine intelligente Regel anzulegen, kannst du über den +/- Button am unteren Ende der Seitenleiste gehen oder du legst eine solche Regeln per Kontextklick an. Im Gegensatz zu intelligenten Ordnern lassen sich intelligente Regeln dabei immer nur datenbankübergreifend und nicht datenbankspezifisch anlegen.

Beim Anlegen einer intelligenten Regel öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du festlegen:

  • Den Namen der intelligenten Regel
  • Über Suchen in definierst du eine Datenbankstruktur bzw. -gruppe, auf welche die intelligente Regel Anwendung finden soll. Gleich darunter kannst du noch einige Spezifizierungen vornehmen
  • Dann musst du die Bedingungen festlegen, für die die intelligente Regel gelten soll; z.B.. kannst du festlegen, der Name der Datei auf, welche die Regel angewandt werden soll, mit „Rechnung“ anfangen soll und das Dokument soll ein PDF sein
  • Unter auszuführende Aktion legst du a) fest, zu welchem Zeitpunkt bzw. wann eine Aktion ausgeführt werden soll und b) was genau passieren soll. Beispielsweise kann das sein: Nach dem Programmstart soll bei den oben definierten Dokumenten der Dateiname geändert werden; dazu könntest du dann diverse Variablen für den Dateinamen definieren

Über Pluszeichen rechts neben den Konfigurationsbereichen kannst du die Kriterien erweitern bzw. fokussieren oder du kannst mehrere Aktionen miteinander verketten. Bei der Verkettung musst du daran denken, dass die Aktionen von oben nach unten nacheinander abgearbeitet werden. Du musst dir also Gedanken darüber machen, ob das irgendwie Auswirkungen auf die Regel haben kann.

Grundsätzlich ist es gut, intelligente Regeln sorgfältig zu testen, bevor sie auf den Dokumentenbestand „losgelassen“ werden, denn intelligente Regeln können weitreichende Folgen haben, besonders, wenn hier Scripte eingebunden werden. Zum Testen sollte der Zeitpunkt, wann die Aktion ausgeführt werden soll, auf manuell gesetzt werden und die Auswahlkriterien sehr eng zu setzen.


Ausführbares Script

Es ist durchaus möglich, dass über intelligente Regeln Scripte definiert werden, die beim Erfüllen bestimmte Kriterien ausgeführt werden. Das zugrunde liegende AppleScript ist eine Art Programmiersprache für Nicht-Programmierer.

Dabei kannst du z.B. auf externe Scripte zurückgreifen, welche im Finder unter 

~/Library/Application Scripts/com.devon-technologies.think3/Smart Rules

 zu finden sind.

Oder du nutzt eingebettete Scripte, die direkt in das Konfigurationsfenster geschrieben werden können. Du wählst in diesem Fall Skript ausführen > Eingebettet > Script bearbeiten.

Es erscheint ein Fenster mit einem vorkonfigurierten Handler-Code, den du beliebig verändern oder erweitern kannst. Wenn du mit der Codeanpassung fertig bist, drückst du den Kompilierungsbutton (das Auge) und überprüfst die Funktionsfähigkeit des Scripts - letztlich funktioniert das ähnlich wie im AppleScript-Editor.


Drei Beispiele für intelligente Regeln findest du in den obigen Screenshots.