Du musst dich also nicht nur entscheiden, wie die Binnenstruktur einer Datenbank gestaltet werden soll, sondern auch, ob du eine oder mehrere Datenbanken nutzen möchtest.

Es gibt Anwender, die sich die Entscheidung mehr als einfach machen und alles in einer Datenbank verwalten lassen (für den Anfang mag das sicher auch ein guter Weg sein), es gibt aber auch Anwender, die ihre Datenbanken sehr detailliert aufsplitten (ich kenne einen Versicherungsmakler, der für jeden Kunden eine eigene Datenbank angelegt hat.

Jeder muss hier seinen eigenen Weg finden.

Datenbanken werden auch nur selten wirklich zu groß. Die Performance hängt auch nicht von der Gesamtgröße der in einer Datenbank gesammelten Objekte ab, sondern von der Dokumentenzahl und der Zahl der darin gespeicherten Worte. Eine gangbare Begrenzung waren bei DEVONthink 2 100.000 Dateien oder 500 Millionen Wörtern pro Datenbank, oberhalb dieser Grenzen musste mit Performanceeinbussen gerechnet werden - das ist mit Version 3 nicht mehr so. Eine exakte Grenze kann ich aber auch nicht nennen.


Gründe für mehrere Datenbanken:

  • Datenbanken können unabhängig voneinander geöffnet werden - dies spart Arbeitsspeicher
  • die künstliche Intelligenz von DEVONthink arbeitet zuverlässiger bei kleineren und auf ein Thema fokussierten Datenbanken
  • einzelne Datenbanken können leichter über Rechnergrenzen hinweg (z.B. per Mail oder Cloudsharing) ausgetauscht werden
  • kleinere Datenbanken lassen sich zuverlässiger reparieren


Gründe gegen mehrere Datenbanken:

  • die "künstliche Intelligenz" (ich setze das bewusst in Anführungszeichen) von DEVONthink lernt umfassender durch die umfangreicheren Dokumentenbestände einer größeren Datenbank
  • Replizieren über Datenbankgrenzen hinweg ist nicht möglich, Dokumente müssen dupliziert oder verschoben werden - dann sind sie entweder doppelt vorhanden oder fehlen in jeweils einer der Datenbanken

Es gibt kein Patentrezpt. Jeder muss hier seinen eigenen Workflow finden.


Hinweis in eigener Sache: Hier im Blog geht es seit einigen Zeit etwas zäh zur Sache. Das liegt an meiner gesundheitlichen Situation, denn nach einem relativ banalen Unfall im Dezember ist vieles nicht mehr so wie es sein soll. Nach dem letzten Eingriff vor vier Wochen ist aber wieder ein Horizont zu sehen und das Blog wird wieder zu neuem Leben erwachen.

---

Bildquelle: Pexels (Andrea Piacquadio)