DEVONthink ist per se kein Programm für eine Langzeitarchivierung, denn niemand von uns weiß, was in ein paar Jahren mit DEVONthink ist. Vielleicht gibt es das Programm dann nicht mehr oder vielleicht gehen wir in ein paar Jahren komplett anders mit der Dokumentenverwaltungssystem um. Langzeitarchivierung bezieht sich daher nicht auf ein Dokumentenverwaltungssystem, sondern auf das Dokumentenformat selbst. Und dieses Dokumentenformat muss mit irgendeinem Programm erzeugt werden.
Ein einfaches PDF-Format kann über den Druckdialog mit verschiedenen Programmen erstellt werden, soweit ist das den meisten bekannt. Der Druckdialog erzeugt aber ein PDF/X-Format. Für Dokumente, die nicht langzeitarchiviert werden müssen, reicht das "normale" PDF/X sicher aus. PDF/X ist das gängigste PDF-Format. PDF/X findet in Druckereien bzw. in der sogenannten Druckvorstufe Verwendung und erleichtert dort die Prozesse von komplizierten Druckverfahren. Es ist aber kein Format für die Langzeitarchivierung. Für die Langzeitarchivierung hat man sich auf das PDF/A-Format verständigt. Die Frage ist nur, wie erzeugt man ein PDF/A-Format, wenn das weder macOS direkt und auch nicht in DEVONthink erzeugt werden kann...?
Adobe Acrobat:
Acrobat kann unterschiedliche PDF-Formate erstellen, ist aber kostenpflichtig. Wie das genau abläuft, ist bei Adobe hier beschrieben:
Erstellen Sie PDF-Dateien mit Acrobat
Für die bloße PDF-Darstellung bietet der kostenlose Acrobat Reader sicherlich die zuverlässigste Anzeige von PDF-Formaten. Der Reader kann allerdings weder PDF/A erzeugen noch kann er die Validität von PDF/A-Formaten überprüfen.
Textverarbeitung- und andere Programme
Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice und einige Derivate bieten im Export-Dialog eine Option u.a. für den PDF/A-1a Export und greifen dabei nicht auf die PDFkit Engine von macOS zurück.
Scribus ist ein Open Source-DTP-Programm bedient sich im Backend ebenfalls einer eigenen PDF-Engine und bietet für den Export nach PDF diverse Auswahlmöglichkeiten, u.a. auch PDF A-1.
Scannersoftware
Du kannst PDF/A-Formate auch mit einigen Scanprogrammen erzeugen. Im Regelfall erzeugen Scanner ein PDF/X-Format, einige Programme (beispielsweise ExactScan Pro) können aber auch PDF/A erzeugen. Ebenso ist es möglich mit der Scansoftware von Fujitsu in ein PDF/A-Format zu scannen.
Konvertierung von PDF/X nach PDF/A
Eine Konvertierung von vorhandenen PDF/X-Dokumenten in das PDF/A-Format ist möglich, dafür sind aber externe Tools erforderlich. Einmal geht das mit dem oben erwähnten Acrobat, dann aber funktioniert das auch mit Hilfe des PDF-Programms PDFpen Pro. PDFpen Pro nutzt dabei einen externen Konvertierungsserver. Das funktioniert für Einzeldokumente, ist aber nicht für die Konvertierung einer größeren Anzahl von PDF/X-Dokumenten - dafür ist der Server einfach nicht ausgelegt.
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