Ob du nur eine Datenbank für alles verwendest oder spezifische Datenbanken für unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche erstellst, ist erst einmal unerheblich.

Interessant ist aber die Option, über diese Datenbanken ein paar Grundinformationen erhalten zu können, z.B wieviele Dokumente eines bestimmten Dateiformates in einer betreffenden Datenbank abgelegt sind, wo die Datenbank abgelegt ist oder wieviele Wörter die jeweilige Datenbank verarbeiten muss.



Diese Informationen bekommst du, wenn du über

Ablage > Datenbank-Eigenschaften

ein Informationsfenster aufrufst. Hier siehst du von oben nach unten:

  • Ablageort: Der Ort, an dem die Datenbank abgelegt ist. Standardmäßig sollte das in einem von DEVONthink angelegten Ordner Datenbanken auf der obersten Ebene des Nutzerordners sein, aber grundsätzlich ist auch jeder andere lokale Speicherplatz möglich (aber möglichst nicht auf einem Speichermedium, auf das unterschiedliche DEVONthink-Nutzer zugreifen können - dann sind die Probleme vorprogrammiert)
  • Spotlight-Suche: Wenn die Datenbank durch Spotlight durchsuchbar sein soll, musst du bei der Option Spotlight-Index anlegen ein Häkchen setzen. Die Möglichkeit einer Spotlight-Suche solltest du ausschließen, wenn du nicht möchtest, dass Datenbank-Inhalte gefunden werden können ohne dass DEVONthink geöffnet wird
  • Name: Es wird dir der programminterne Name der Datenbank angezeigt. Du kannst diesen Namen beliebig vergeben - die Änderung wirkt sich auf die Anzeige innerhalb des Programms aus. Aber die Änderung hat keine Auswirkungen auf den Dateinamen der Datenbank auf Finder-Ebene (wenn du hier eine Änderung vornehmen möchtest, musst du das auf Finder-Ebene machen
  • Kommentar: In diesem Feld kannst du beliebige Eintragungen machen. Dies mag ggfs. interessant sein, wenn du dein Ablagesystem auf zahlreiche Datenbanken aufgeteilt hast und den Überblick nicht verlieren willst
  • Tagging: Hier ein Häkchen zu setzen beeinflusst, inwieweit Gruppen in das Taggen einbezogen werden oder nicht. Das Thema Taggen habe ich in meinem Arbeitsbuch näher beschrieben (ich habe hier auch beschrieben, warum ich kein Freund eines hierachisierten Taggens bin)
  • Passwortvergabe: Du kannst das Öffnen von Datenbanken mit einem Passwortschutz versehen. Allerdings begrenzt dieser Schutz nur den Zugriff auf die Datenbank innerhalb der Programmoberfläche und nicht auf die Datenbankinhalte selbst (d.h. wenn du das eigentliche Datenbank-Paket öffnest und dort in den Tiefen der Datenbank wühlst, kannst du trotzdem auf Dokumente zugreifen. Wenn du den Zugriff sicherer gestalten möchtest, solltest du die Datenbank verschlüsseln oder sie auf einem verschlüsselten Speichermedium ablegen
  • Statistische Daten: Hier findest du unterschiedlichste Daten zu Datenbankinhalten. Vordringlich findest du hier, wieviele Dokumente eines bestimmten Dateiformats du in einer Datenbank findest (wobei das im Wesentlichen auf originär von DEVONthink verarbeitbare Dateiformate beschränkt ist - hier steht also z.B. nicht, wieviele Pages- oder Excel-Dateien du abgelegt hast). Hier findest du aber auch die Anzahl der insgesamt verarbeiteten Worte - insbesondere dieser Faktor kann Einfluss auf die Arbeitsgeschwindigkeit von DEVONthink haben

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