Versionierung ist ein System, mit dem Änderungen an Dokumenten oder Dateien erfasst werden. Alle Versionen werden in einem Archiv mit Zeitstempel und möglichst auch mit Benutzerkennung gesichert und können so später wiederhergestellt werden. Ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem sollte die Möglichkeit der Versionierung bieten.
Die Hauptziele dieser Versionierung sind
- Protokollierung von Änderungen, um jederzeit nachvollziehen zu können, wer wann was geändert hat,
- Wiederherstellungsmöglichkeit um versehentliche Änderungen jederzeit wieder rückgängig machen tau können,
- Archivierung der einzelnen Bearbeitungsstände eines Dokuments und Zugriffsmöglichkeit auf jeweilige Versionen
Letztlich beinhaltet die GoBD-Kompatibilität (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die in DEVONthink noch nicht implementiert ist, genau diese Anforderungen:
Für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, also auch von E-Mails, gibt es gesetzliche Vorgaben. Dies ist z.B. für alle Dokumente wichtig, die steuerrechtlich oder für eine Betriebsprüfung relevant sein können. RTF- oder RTFD-Formate sind jedoch nicht revisionssicher, da sie nachträglich verändert werden können. So müssen z.B. E-Mails im .eml-Format oder in einem für die Langzeitarchivierung geeigneten PDF-Format archiviert werden. Darüber hinaus ist es notwendig, nachträgliche Änderungen zu verhindern oder die Archivierung so zu gestalten, dass nachträgliche Änderungen protokolliert werden. Diese Funktion ist in DEVONthink 3 nicht implementiert, war aber ursprünglich einmal angedacht.
Wie kann man sich als DEVONthink-Nutzer dieser Versionierung zumindest halbwegs annähern?
Workaround 1: Duplizieren von Dokumenten
Der erste Workaround ist vielleicht am einfachsten einzurichten, erfordert aber den größten Aufwand und ist vielleicht auch am fehleranfälligsten, da man schnell den Überblick verliert:
Wenn du mit der Bearbeitung einer neuen Dokumentversion beginnst, musst du ein Duplikat des betreffenden Dokuments erstellen, das ursprüngliche Dokument mit einer Versionsnummer versehen (z.B. mit einem Datum: JJJJ-MM-TT, dann das Duplikat bearbeiten und dieses dann ebenfalls mit einer Versionsnummer versehen.
Workaround 2: Programminterne Versionierung
Einige Programme haben bereits eine Versionierung eingebaut - dazu gehören z.B. die Programme der iWork-Suite: Hier ist es möglich, über deren Versionierung auf alte Bearbeitungsversionen eines Dokuments zuzugreifen.
Workaround 3: TimeMachine-Backup
Der nächste und vielleicht eleganteste Workaround basiert auf TimeMachine. TimeMachine sichert deine Dokumente in regelmäßigen Abständen (wie das genau funktioniert, kannst du an anderer Stelle nachlesen). Dieses TimeMachine-Backup kannst du verwenden, um auf ältere Versionen deiner Dokumente zuzugreifen. Die einzige Gefahr besteht darin, dass du in den Tiefen der Datenbank arbeitest, die in der Benutzerbibliothek gespeichert ist:
Du klickst in DEVONthink mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählst "im Finder anzeigen". Nun solltest du das Finder-Verzeichnis sehen, in dem DEVONthink seine Dokumente in der Tiefe der Benutzer-Bibliothek speichert.
Achtung: In den Tiefen dieser Benutzerbibliothek darf nichts verändert werden, sonst findet DEVONthink seine Dokumente nicht mehr!.
Nun kannst du über "TimeMachine-Backups durchsuchen" in der Menüleiste des Finders nach alten Versionen deines Dokuments suchen.
Wenn du eine geeignete Altversion gefunden hast, kannst du diese wiederherstellen.
Jetzt aber aufgepasst: Ohne dass du das manuell beeinflusst, wird das wiederhergestellte Dokument in den Tiefen der Nutzerlibrary abgelegt!
Nimm also das blau angezeigte Dokument und verschiebe es auf deinen Desktop (oder direkt in den Globalen Eingang von DEVONthink).
Workaround 4: Intelligente Regel
Was du auch tun kannst - und hier wird es ganz elegant:
Du kannst eine intelligente Regel erstellen, die alte Versionen von Dokumenten automatisch in einer Gruppe mit alten Versionen von Dokumenten speichert.
Dazu erstellst du eine Intelligente Regel nach obigem Muster:
Zunächst konfigurierst du die Bedingungen:
- du benennst die Regel
- du bestimmst das Verzeichnis, für das sie gelten soll (hier ist es der Globale Eingang)
- du legst fest, für welche Dokumentenformate die Regel gelten soll (hier ist es Markdown)
- du vergibst einen Tag, mit dem du entsprechende Dokumente taggen kannst (hier ist es "automatische Version" - der Tag ist aber beliebig wählbar)
Dann konfigurierst du die Aktionen, die ausgeführt werden sollen:
- die Dokumente sollen dupliziert werden
- die Duplikate werden in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt (hier ist es ein Verzeichnis "Versionierungsarchiv", das eine datumsbezogene Unterstruktur hat
- dem Dokument wird (optional) automatisch ein Tag "automatische Version" zugewiesen
- der Dokumentenname wird nach einem bestimmten Muster geändert (hier ist es Name - Änderungsdatum - Uhrzeit der Änderung)
- du lässt die Dokumente (optional) automatisch vor Bearbeitung schützen
Im Beispiel ist die Versionierung auf Markdown-Dokumente beschränkt, du kannst aber auch mit anderen Dateiformaten experimentieren.
Nach erfolgreicher und automatisierter Versionierung findest du die alte Version deines Dokuments im Verzeichnis "Versionierungsarchiv":
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